PROZESSE WÄHREND ODER NACH DER EINFÜHRUNG OPTIMIEREN?
Eine ERP-Implementierung sowie die Optimierung ist ein Organisations- und keinesfalls lediglich ein Investitionsprojekt! Standard-ERP-Lösungen bieten in der Regel eine sehr gute Orientierungen innerhalb ihres Zielmarktes, jedoch – und da ist vermutlich die Stärke Ihres Unternehmens – unterscheiden Sie sich aufgrund Ihrer Prozesse vom Wettbewerb. Bereits während der ERP-Einführung sollten die größten Optimierungspotenziale (in unserer Potenzialanalyse “Prio A-Themen”) direkt umgesetzt werden. Prio B- und C-Themen werden ca. 6-8 Monate nach dem Go Live neu bewertet. Dies findet nach einer gewissen Routine derjenigen Anwender statt, die tagtäglich das operative Geschäft durchführen. Erst dadurch wird die tatsächliche Relevanz einer geplanten Optimierung deutlich.
WEITERE OPTIMIERUNGSPOTENZIALE IDENTIFIZIEREN
STRATEGISCHE OPTIMIERUNG
“Der Grundstein für die Optimierungsphase ist die erfolgreiche ERP-Implementierung und das Einspielen einer Routine im operativen Tagesgeschäft. Die Erfahrungen aus den ersten 4–8 Monaten sollten direkt in die ERP-Optimierung einfließen.”
DER ABLAUF DES ERP-OPTIMIERUNGSPROZESSES IM ÜBERBLICK.
Die Optimierungsphase beginnt nicht unmittelbar nach einem ERP-Echtstart. Hochpriorisierte Anforderungen, die während der ersten Tage und Wochen des Go Lives umgesetzt werden, fallen noch in die Implementierung (nicht in die Optimierung). Die ERP-Implementierung endet i.d.R. mit einem Projektabschluss ca. 4-6 Wochen nach Inbetriebnahme des Produktivsystems. Also sobald das neue System für die Anwender eine Routinetätigkeit darstellt.
Die Optimierungsphase beginnt meist erst 4–8 Monate nach Echtstart, sodass die Erfahrungen der Anwender aus der täglichen, operativen Arbeit bewusst in der Optimierung berücksichtigt werden können. Die ERP-Optimierungsphase ist zu unterscheiden in:
a) Optimierung einzelner Funktionalitäten in den bestehenden Prozessen (= Effizienzsteigerung) und
b) Definition neuer (Teil-)Projekte.
Die Umsetzung neuer (Teil-)Projekte [ b) ] durchläuft in der Regel den klassischen ERP-Implementierungsprozess, zumindest ab Phase 4 “Organisation / Konzeption”. Bei ERP-Upgrades und Reorganisationsprojekten kann auch der gesamte Implementierungsprozess vollständig durchlaufen werden.
Daher wird im Folgenden auf a) Optimierung bestehender Prozesse mit dem Ziel der Effizienzsteigerung eingegangen.
Nutzen Sie die operative Tätigkeit der Mitarbeiter nach dem ERP-Echtstart und lassen Sie deren Erfahrungen in die Optimierungsphase einfließen. Zunächst sollten bereichsbezogen ineffiziente Prozessschritte und Optimierungspotenziale aufgenommen werden, um diese anschließend zu gewichten und zu priorisieren. Diese Potenzialanalyse ist die Grundlage für die weitere Verbesserungen.
Bei der Potenzialanalyse ist unbedingt der Gesamtprozess zu betrachten, da verhindern werden soll, etwas zu automatisieren, dessen Aufwand größer ist als der Nutzen. Im Fall von Workflow-Systemen ist deren Implementierung insbesondere für halb-automatisierte Prozesse, deren Abläufe nach vorgegebenem Prozessdesign durchlaufen wird, sinnvoll. Mitarbeiter werden durch den Prozess geführt und erhalten die von ihnen durchzuführende Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt.
Folgende Fragestellungen geben eine Orientierung für die Optimierungsphase:
Unternehmensprozesse haben häufig einen hohen Komplexitätsgrad. Es empfiehlt sich, die Potenzialanalyse anhand von ganzheitlichen Prozessen innerhalb eines Workshops losgelöst vom ERP-System zu besprechen. Hinterfragen Sie bei jedem Arbeitsschritt: Wer führt diesen Schritt durch? Was läuft gut? Was läuft schlecht? Finden Sie beispielsweise die Stammdaten ohne großen Aufwand? Erfolgen Freigabeprozesse über das System anstatt per E-Mail oder gar per physischer Unterschrift? In vielen Unternehmen erfolgen Abläufe manuell, die sinnvollerweise automatisiert werden können.
Die Dokumentation der Optimierungspotenziale sollte systematisch, jedoch in dieser Phase noch nicht vollumfänglich, erfolgen. Beschreiben Sie grob, was in welcher Form mit welchem Ziel optimiert werden soll. Der Fokus der Optimierung sollte folgendes berücksichtigen:
- Quick-Wins
- hohe Gewichtung = eher hohe Priorität
- hoher manueller Aufwand sollte automatisiert werden
- Prozesssicherheit
Im nächsten Schritt werden die beschriebenen Potenziale priorisiert und nach Relevanz gewichtet. Durch einen vom Unternehmen angestrebten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (kVP) erfolgt die Potenzialanalyse in mehreren Schleifen. Dabei wird so vorgegangen, dass Prozesse zunächst relativ Allgemeinen und später immer spezieller und granularer betrachtet werden.
Methoden zur Prozessanalyse in der ERP-Optimierung
Mögliche Methoden zur Aufnahme der Prozesse und Identifikation von Optimierungspotenzial sind:
- Interviews
- Workshops
- Fragebogen
- Arbeitsplatzanalyse
Durch das Clustern nach Geschäftsbereichen können Anforderungen entsprechend der Fachabteilungen detailliert beschrieben werden. Bereits vor dem Beschreiben einer konkreten Anforderung in einem Konzept / Pflichtenheft sollte gut überlegt sein, welche Programmanpassungen überhaupt in “die nähere Auswahl” kommen. Das finale Konzept soll sämtliche Programmanpassungen beinhalten, die potenziell umgesetzt werden. Nachdem die fachliche und technische Beschreibung erfolgte, wird das Konzept durch die Anwendungsentwicklung auf eine Machbarkeit geprüft und mit einer Aufwandsschätzung versehen. Durch eine anschließende Priorisierung der einzelnen Entwicklungsaufgaben (= Arbeitspaket) wird festgelegt, welche der definierten Anforderungen tatsächlich umgesetzt werden.
Ein alternatives Vorgehen neben der Aufwandsschätzung einzelner Entwicklungsaufgaben ist die Definition, Machbarkeitsprüfung, Schätzung des Umsetzungsaufwandes und Freigabe eines gesamten Konzepts.
Berücksichtigen Sie in der ERP-Optimierungsphase sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen.
Auf Grundlage der Potenzialanalyse und des daraus entwickelten Grobkonzeptes wird in dieser Phase ein Feinkonzept erstellt. Ebenfalls können funktionale Anforderungen aus der Konzeptionsphase der ERP-Implementierung mit der Priorität 2 und 3, die zum Go Live nicht umgesetzt wurden, in die Feinkonzeption mit einfließen. Die Definition des Konzeptpapiers erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter. Durch die tägliche Nutzung Ihres ERP-Systems sind die Key-User nun in der Lage die neuen Anforderungen mit den Consultants des ERP-Herstellers auf “Augenhöhe” effizient zu erarbeiten. Bei Anforderungen im Bereich von Schnittstellen zu anderen Systemen Bedarf es einer entsprechenden Abstimmung mit eben diesen Herstellern.
In den Konzeptionsworkshops wird ein gemeinsamen Verständnis zwischen Consultants und Key-User geschaffen, um Lösungsansätze für Anforderungen zu beschreiben. Anschließend erfolgt die Aufwandschätzung durch den ERP-Hersteller. Nach der Finalisierung des Feinkonzepts mit den detaillierten technischen Beschreibungen ist dies im Gremium Lenkungsausschuss für die Konfigurationsphase freizugeben. Berücksichtigen Sie für einen nahtlosen Einstieg in die Umsetzungsphase eine möglichst frühzeitige Ressourcenplanung – sowohl im Projektteam, als auch auf Seiten des ERP-Anbieters.
Die Umsetzungsphase befasst sich zunächst mit der Programmierung der freigegebenen Arbeitspakete. Hierfür erfolgt i.d.R. seitens Entwicklungsteam des Herstellers eine Sprintplanung unter Berücksichtigung funktionaler Abhängigkeiten. Nach der Umsetzung erfolgt ein erster Test durch den Entwickler sowie durch den Consultant, der Ihre Prozesse kennt. Ist dies erfolgreich, werden die Arbeitspakete für die Key-User in Ihrer Testumgebung bereitgestellt. Tipp: Vor der Bereitstellung der ersten Arbeitspakete bietet es sich an, eine aktuelle Kopie des Produktivmandanten als Test-System zur Verfügung zu stellen.
Im nächsten Schritt erfolgt der Test durch die Key-User. Im Rahmen der QS finden ggf. mehrere Iterationen aufgrund von Nacharbeiten statt. Erst nach erfolgreichem Testdurchlauf werden die Arbeitspakete durch den Key-User freigegeben.
Nach Umsetzung und einer intensiven Testphase werden die Funktionalitäten im Echtmandanten bereitgestellt und produktiv genutzt. Es ist sicherzustellen, dass sämtliche betroffene Anwender zuvor über entsprechende Änderungen im ERP-System informiert werden. Insbesondere bei umfangreicheren Optimierungsthemen sollte ein Support bei der Inbetriebnahme gewährleistet werden.
