Bei der Potenzialanalyse ist unbedingt der Gesamtprozess zu betrachten, da verhindern werden soll, etwas zu automatisieren, dessen Aufwand größer ist als der Nutzen. Im Fall von Workflow-Systemen ist deren Implementierung insbesondere für halb-automatisierte Prozesse, deren Abläufe nach vorgegebenem Prozessdesign durchlaufen wird, sinnvoll. Mitarbeiter werden durch den Prozess geführt und erhalten die von ihnen durchzuführende Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt.

Folgende Fragestellungen geben eine Orientierung für die Optimierungsphase:

Unternehmensprozesse haben häufig einen hohen Komplexitätsgrad. Es empfiehlt sich, die Potenzialanalyse anhand von ganzheitlichen Prozessen innerhalb eines Workshops losgelöst vom ERP-System zu besprechen. Hinterfragen Sie bei jedem Arbeitsschritt: Wer führt diesen Schritt durch? Was läuft gut? Was läuft schlecht? Finden Sie beispielsweise die Stammdaten ohne großen Aufwand? Erfolgen Freigabeprozesse über das System anstatt per E-Mail oder gar per physischer Unterschrift? In vielen Unternehmen erfolgen Abläufe manuell, die sinnvollerweise automatisiert werden können.

Die Dokumentation der Optimierungspotenziale sollte systematisch, jedoch in dieser Phase noch nicht vollumfänglich, erfolgen. Beschreiben Sie grob, was in welcher Form mit welchem Ziel optimiert werden soll. Der Fokus der Optimierung sollte folgendes berücksichtigen:

• Quick-Wins
• hohe Gewichtung = eher hohe Priorität
• hoher manueller Aufwand sollte automatisiert werden
• Prozesssicherheit

Im nächsten Schritt werden die beschriebenen Potenziale priorisiert und nach Relevanz gewichtet. Durch einen vom Unternehmen angestrebten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (kVP) erfolgt die Potenzialanalyse  in mehreren Schleifen. Dabei wird so vorgegangen, dass Prozesse zunächst relativ Allgemeinen und später immer spezieller und granularer betrachtet werden.

Methoden zur Prozessanalyse in der ERP-Optimierung

Mögliche Methoden zur Aufnahme der Prozesse und Identifikation von Optimierungspotenzial sind:

• Interviews
• Workshops
• Fragebogen
• Arbeitsplatzanalyse

Durch das Clustern nach Geschäftsbereichen können Anforderungen entsprechend der Fachabteilungen detailliert beschrieben werden. Bereits vor dem Beschreiben einer konkreten Anforderung in einem Konzept / Pflichtenheft sollte gut überlegt sein, welche Programmanpassungen überhaupt in “die nähere Auswahl” kommen. Das finale Konzept soll sämtliche Programmanpassungen beinhalten, die potenziell umgesetzt werden. Nachdem die fachliche und technische Beschreibung erfolgte, wird das Konzept durch die Anwendungsentwicklung auf eine Machbarkeit geprüft und mit einer Aufwandsschätzung versehen. Durch eine anschließende Priorisierung der einzelnen Entwicklungsaufgaben (= Arbeitspaket) wird festgelegt, welche der definierten Anforderungen tatsächlich umgesetzt werden.

Ein alternatives Vorgehen neben der Aufwandsschätzung einzelner Entwicklungsaufgaben ist die Definition, Machbarkeitsprüfung, Schätzung des Umsetzungsaufwandes und Freigabe eines gesamten Konzepts.

Berücksichtigen Sie in der ERP-Optimierungsphase sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen.

Auf Grundlage der Potenzialanalyse und des daraus entwickelten Grobkonzeptes wird in dieser Phase ein Feinkonzept erstellt. Ebenfalls können funktionale Anforderungen aus der Konzeptionsphase der ERP-Implementierung mit der Priorität 2 und 3, die zum Go Live nicht umgesetzt wurden, in die Feinkonzeption mit einfließen. Die Definition des Konzeptpapiers erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter. Durch die tägliche Nutzung Ihres ERP-Systems sind die Key-User nun in der Lage die neuen Anforderungen mit den Consultants des ERP-Herstellers auf “Augenhöhe” effizient zu erarbeiten. Bei Anforderungen im Bereich von Schnittstellen zu anderen Systemen Bedarf es einer entsprechenden Abstimmung mit eben diesen Herstellern.

In den Konzeptionsworkshops wird ein gemeinsamen Verständnis zwischen Consultants und Key-User geschaffen, um Lösungsansätze für Anforderungen zu beschreiben. Anschließend erfolgt die Aufwandschätzung durch den ERP-Hersteller. Nach der Finalisierung des Feinkonzepts mit den detaillierten technischen Beschreibungen ist dies im Gremium Lenkungsausschuss für die Konfigurationsphase freizugeben. Berücksichtigen Sie für einen nahtlosen Einstieg in die Umsetzungsphase eine möglichst frühzeitige Ressourcenplanung – sowohl im Projektteam, als auch auf Seiten des ERP-Anbieters.

Die Umsetzungsphase befasst sich zunächst mit der Programmierung der freigegebenen Arbeitspakete. Hierfür erfolgt i.d.R. seitens Entwicklungsteam des Herstellers eine Sprintplanung unter Berücksichtigung funktionaler Abhängigkeiten. Nach der Umsetzung erfolgt ein erster Test durch den Entwickler sowie durch den Consultant, der Ihre Prozesse kennt. Ist dies erfolgreich, werden die Arbeitspakete für die Key-User in Ihrer Testumgebung bereitgestellt. Tipp: Vor der Bereitstellung der ersten Arbeitspakete bietet es sich an, eine aktuelle Kopie des Produktivmandanten als Test-System zur Verfügung zu stellen.

Im nächsten Schritt erfolgt der Test durch die Key-User. Im Rahmen der QS finden ggf. mehrere Iterationen aufgrund von Nacharbeiten statt. Erst nach erfolgreichem Testdurchlauf werden die Arbeitspakete durch den Key-User freigegeben.

Nach Umsetzung und einer intensiven Testphase werden die Funktionalitäten im Echtmandanten bereitgestellt und produktiv genutzt. Es ist sicherzustellen, dass sämtliche betroffene Anwender zuvor über entsprechende Änderungen im ERP-System informiert werden. Insbesondere bei umfangreicheren Optimierungsthemen sollte ein Support bei der Inbetriebnahme gewährleistet werden.