Lassen Sie uns Ihre Anforderungen individuell abstimmen!

Unser Rezept für Ihren Projekterfolg - Die sorgfältige Durchführung und effektive Unterstützung in Ihrer ERP-Implementierung.

ERFAHRUNGEN IM ERP-MARKT

Sowohl die Rolle des Auftraggebers auf der Suche nach einem anforderungsgerechten System als auch die Seite verschiedener ERP-Hersteller sind uns aus über einem Jahrzehnt sehr bekannt. Die Anforderungen an Software steigen stetig an und nicht jeder Anbieter wird relevanten Marktanforderungen nachhaltig gerecht. Achten Sie heute schon darauf, dass Ihr System und Ihr Softwarepartner Ihnen für die nächsten Jahre zuverlässig zur Seite steht. Sowohl Flexibilität in Schnittstellen, der Oberflächen, Upgradefähigkeit, aber auch die Qualität der Einführung und Systembetreuung über einen langen Zeitraum sollte in dieser Investitionsentscheidung nicht vernachlässigt werden.

 

ERFAHRUNGEN IN DER ERP-AUSWAHL

Bei mittlerweile mehr als 1.000 ERP-Systemen und über 170 CRM-Lösungen verliert man schnell den Überblick. Unsere Datenbank prüft systematisch essenzielle Anforderungen gemäß Ihren Prioritäten, sodass die Auswahl auf eine überschaubare Anzahl fällt. Diese fließen in den strukturierten ERP-Auswahlprozess ein. Nach der Auswahl potenzieller ERP-Systeme erfolgen Präsentationstermine (je ca. 1 Tag und Workshops (je ca. 2 Tage) einzelner Hersteller.

 

ERFAHRUNGEN IM MITTELSTAND UND ERP-PROJEKTMANAGEMENT

Unsere Erfahrung liegt in der Unterstützung von ERP-Projekten bei Unternehmen im Mittelstand. Der Projekterfolgt hängt im Wesentlichen vom Zusammenspiel der Projektmanagement-Methode, der Teamführung und den Menschen im Projekt ab. Mit Ihrem Team und unserer Erfahrung unterstützen wir Ihr ERP-Projekt bestmöglich.

“Eine gute Vorbereitung auf die Organisations- und Umsetzungsphase (Organisationsgespräche/Workshops und Customizing des Systems) ermöglicht einen zielführenden und effizienten Projektdurchlauf.”

DER PROZESS DER ERP-IMPLEMENTIERUNG IN 8 SCHRITTEN

Gute Planung ist die halbe Miete! Jede ERP-Implementierung ist individuell. Jedoch weist der Implementierungsprozess grundlegende Ähnlichkeiten auf. Das Projektmanagement und die ERP-Implementierungsstrategien etablierter ERP-Anbieter ähneln sich in den Projektphasen, die von der Planung und Kick-Off über Qualifizierungsphase, Konzeption und Umsetzung bis zum Go Live reichen. Hilfreich ist hier in jedem Fall zusätzlich ein umfangreicher Projektstrukturplan mit den einzelnen Arbeitspaketen pro Phase sowie Best Practices / Referenzmodelle (z. B. als BPMN 2.0).

1. Initialisierung / Planung

Was soll mit der ERP-Einführung erreicht werden?

2. Kick-Off & Prozessworkshop

Der Erfolgsfaktor Mensch im eigenem Team!

3. Qualifizierungsphase

Schulung des Projektteams im ERP-Standard.

4. Organisation / Konzeption

Anforderungen des zukünftigen System definieren.

5. Customizing

Einrichtung und Konfiguration des ERP-Systems.

6. QS, Integrationstest, Freigabe

Anforderungen skalieren und priorisieren.

7. Anwenderschulung & Echtstartvorbereitung

Eine Vorauswahl möglicher ERP-Anbieter treffen.

8. GO LIVE

Echtstart / Produktivbetrieb des neuen ERP-Systems.

Die ERP-Implementierung im Detail.

Initialisierung

Projektstart, Zieldefinition, Grobplanung, Vorbereitung

1. Initialisierung

Gehe immer vom Besten aus, sei jedoch stets auf das Schlechteste vorbereitet!

Die Projektinitialisierungsphase ist der ursprüngliche Projektbeginn, da in dieser Phase alle Vorbereitungen für das bevorstehende ERP-Projekt getroffen werden. Zunächst lernt sich das Projektteam (i.d.R. ohne Key-User) beider Organisationen – ERP-Anbieter und Kunde – kennen, um die Rahmenparameter des Projektes abzustimmen.

  • Welche Ziele möchten Sie erreichen?
  • Wie sieht die Projektorganisation aus? (PLA, PL, Key-User, Experten)
  • Wie sieht der Zeitplan aus?
  • Wann, wo und wie kommt das Projektteam zusammen?

Die Projektinitialisierung ist die Startphase des ERP-Projekts. Die Hauptaufgaben in dieser Phase umfassen: Festlegen des detaillierten Umfangs der Projektimplementierung, Definieren der zu erreichenden Arbeitsergebnisse, Bewerten der Hauptrisiken im Implementierungsprozess und Erstellen des Zeit-, Kosten und Budgetplans. Führen Sie Bedarfsinterviews in den Fachbereichen des Unternehmen durch, um die Bedürfnisse der Anwender zu verstehen. Es ist sicherzustellen, dass die spezifischen Bedürfnisse und der detaillierte Umfang der Systemimplementierung – im Idealfall im ERP-Auswahlprozess – festgelegt wurde.

  • Erstellung Projektsteckbrief
  • Definition der Projektphasen
  • Zeitplan (Phasenplan) + Meilensteine
  • Die Projektorganisation (inkl. Aufgaben und Besetzung)
  • Erwartungen an die Projektbeteiligten + Projektspielregeln
  • Festlegen des detaillierten Projektumfangs
  • Bewertung der Hauptrisiken der Implementierung
  • Erstellen eines Kosten- und Budgetplans

Eine Besonderheit bei ERP-Projekten ist, dass das Projektteam i.d.R. aus verschiedenen Organisationen besteht. Daher beginnt der Implementierungsprozess nach der finalen Entscheidung für ein ERP-System mit dem gemeinsamen Ausarbeiten des Projektplans durch die beiden Projektleiter.

Die Projektorganisation sieht meist wie folgt aus:

Projektplanning

Aufgaben Kunde

  • Definition Projektteam (Kundenseite)
  • Ressourcenplanung
  • Terminplanung
  • Bereitstellung IT-Infrastruktur

Aufgaben ERP-Anbieter

  • Definition Projektteam (ERP-Anbieterseite)
  • Ressourcenplanung ERP-Anbieterseitig
  • Terminplanung ERP-Anbieterseitig

Die ERP-Implementierung im Detail

Kick-Off & Prozessworkshop

Offizieller Projektstart für das Projektteam!

2. Projekt-Kick-Off & Prozessworkshops

Erfolgsfaktor Mensch im Projektteam!

Das Kick-Off-Meeting ist innerhalb der Projektinitialisierungsphase zu planen und kann gezielt mit einem Prozessworkshop durchgeführt werden. In dieser zweiten Projektphase finden folgendes statt:

  1. Kick-Off als offizieller Projektstart mit dem gesamten Projektteam. In diesem Termin werden alle Projektteam-Mitglieder des Unternehmens über das Vorgehen und die Ziele bei der Einführung des ERP-Systems informiert. Zudem wird die gesamte Projektorganisation vorgestellt.
  2. Prozessworkshops (keine Organisations-/Konzeptionsworkshops) zum gemeinsamen Verständnis der aktuellen Geschäftsprozesse. Hierbei lernt sich das Projektteam intensiv kennen und insbesondere der ERP-Anbieter baut Verständnis für die individuellen Kernprozesse des Kunden auf. Wichtig ist die richtige Besetzung und Dokumentation dieser Workshops, da der Output dieser Termine die Grundlage für die weiteren Projektphasen ist.

Es bietet sich grundsätzlich an, die Kick-Off Veranstaltung als Workshop und nicht als (einseitigen) Vortrag zu gestallten. Workshop-Themen können beispielsweise ein gemeinsam erarbeitetes Big Picture zum ERP-Projekt, die Definition von Projektspielregeln, Verteilung weiterer Zuständigkeiten, wie Projektmarketing, Organisation usw. Unterschätzt wird häufig der Erfolgsfaktor Mensch!

Motivation über den Projektverlauf:

Von Projektbeginn an ist bekannt, dass sich das Projektteam nicht permanent in Euphorie befindet. Ein IT-Kollege, der über Jahre hinweg Herzblut in die Entwicklung einer Software gesteckt hat, ist verständlicherweise nicht unbedingt Motiviert, wenn “seine” Welt in wenigen Monaten ausgetauscht wird. Auch einige subjektiv als essenziell bewertete Anforderungen werden ggf. nicht zum Go Live-Termin umgesetzt sein, was einen Key-User unter Umständen demotivieren kann. Die Motivation im Projektzyklus ist keinesfalls linear steigend. Teilen Sie das dem Projektteam offen mit.

Die Prozessworkshops sind nicht mit den Präsentationsterminen aus der Vorprojektphase “ERP-Auswahlprozess” oder den detaillierten Organisations-/Konzeptionsworkshops (4. Phase der ERP-Implementierung “Konzeption”) zu verwechseln. Ziel dieser Prozessworkshops ist es, ein einheitliches und konkretes Verständnis der Kernprozesse Ihres Unternehmens zwischen dem ERP-Beratungsteam und Ihren Key-Usern zu schaffen. Durch das Kennenlernen auf dieser “hohen” Abstraktionsebene können bereichsübergreifende Prozesse (End-to-End-Prozesse) ganzheitlich betrachtet werden, um anschließend Optimierungspotenzial umzusetzen und Branchenerfahrungen einfließen zu lassen.

Ein ERP-Projekt ist ein Organisationsprojekt und kein bloßes Investitionsthema!

Bei der Durchführung der Prozessworkshops sollte unbedingt die Dokumentation Ihrer individuellen Prozesse berücksichtigt werden. Die Prozesse sind zwar nicht final, jedoch sind sie die Grundlage für jede weitere Phase. Haben Sie bereits eigene Prozessmodelle, sollten diese natürlich verwendet werden. Es bietet sich jedoch an, branchentypische Referenzmodelle – wenn vorhanden vom ERP-Anbieter, gerne auch von uns – zu verwenden, da diese bereits auf den Standard Funktionsumfang der ERP-Systeme ausgerichtet sind. So werden Individualisierungen in der Programmierung möglichst minimiert, Komplexität reduziert und Kosten eingespart.

Referenzmodelle vereinfachen die Modellierung von spezifischen Unternehmensprozessen und geben einen branchentypischen Ausgangspunkt. Darüber hinaus dienen sie als idealer Vergleich zu typischen Abläufen. Gerade sehr schnell gewachsene Organisationen – organisch wie auch anorganisch – haben häufig stark individuelle, nicht selten ineffiziente Prozesse. Neben der Dokumentation der Abläufe können die Prozessmodelle die Grundlage der ISO-Zertifizierung darstellen.

Vorteile durch die Verwendung von Referenzmodellen (z.B. nach BPMN 2.0):

  • Abbildung branchentypischer ERP-Standard-naher Geschäftsprozesse
  • Grundlage für die Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse
  • Vorbereitung und Struktur für bevorstehende Konzeptions-/Organisationsworkshops
  • Fokussierung Ihrer Prozesse, nicht der einzelnen Funktionalitäten
  • Reduzierung von Rückfragen aus der ERP-Beratung durch die Prozessvisualisierung (Einbindung der Prozesse in die Konzeptpapiere)
  • Reduzierung von Rückfragen in der ERP-Entwicklung
  • Grundlage für Durchlauftests / Integrationstests
  • Grundlage für Anwenderdokumentationen
  • schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die ERP-Implementierung im Detail

Qualifizierung

ERP-Standard kennenlernen

3. Qualifizierungsphase

Lernen Sie als Projektteam die Bedienung des ERP-Systems kennen.

  • Schulung des Projektteams in den ERP-Standardprozessen
  • Vertiefungsschulungen für Fachbereiche (Prozessschulungen)
  • Administrationsschulungen
  • Vorbereitung auf Konzeptions-/Organisationsworkshops

Diese Projektphase dient zur Ausbildung des Projektteams, um die ERP Standardprozesse, also die grundlegenden Abläufe und Zusammenhänge des Systems, kennenzulernen. Eine gute Vorbereitung ist elementar für eine anschließende effiziente Organisations-/Konzeptionsphase. Nur, wer die Standardfunktionalitäten kennt, ist in der Lage, individuelle Zusatzanforderungen zu definieren. Eine nicht ausreichend durchgeführte Qualifizierungsphase geht zu Lasten von Effizienz und Budget in den Folgephasen – nicht erlerntes Wissen ist zu einem späteren Zeitpunkt mühsam aufzubauen. Ein oft unterschätztes Risiko ist daher, dass der Wissensaufbau nicht in geplanter Form funktioniert. Einerseits hat diese Phase eine durchaus große Ähnlichkeit zur Schule/Universität (zu der bekanntlich nicht jeder Schüler/Student motiviert war), andererseits sind die Schulungen neben dem ggf. ausgelastetem Tagesgeschäft durchzuführen. Zudem finden Seminare bei einigen ERP-Anbietern in einer “fremden”, fiktiven Schulungsumgebung statt. Einen Teil dieser Risiken kann man jedoch sehr gut entgegenwirken.

Die ERP-Schulungen finden i.d.R. als Standard-Schulungen in einer Academy/Education/Seminar-Abteilung des ERP-Anbieters, bei Ihnen vor Ort im Unternehmen oder als Online-Schulung (remote) statt. Ggf. gibt es die Möglichkeit begleitend zu den Schulungen online-Kurse (interaktive Videos) zu erhalten. Häufig sind die ERP-Schulungen in unterschiedliche Kompetenzbereiche unterteilt:

  • Basis-Schulungen
  • Vertiefungsschulungen
  • Expertenschulungen

Basis-Schulungen sollte zwingend jeder Key-User besuchen. Diese ERP-Schulungen beinhalten insbesondere Look & Feel des ERP-Systems sowie das grundlegende Wissen der Kernprozesse (Einkauf, Verkauf, Materialwirtschaft, Produktion & Disposition, Finanzwirtschaft etc.).

Vertiefungsschulungen (Voraussetzung: Basis-Schulung!) können individuell, jedoch unter Berücksichtigung angrenzender Fachbereiche und Verantwortlichkeiten, eingeplant werden.

Expertenschulungen, wie beispielsweise das Customizing für eigene Programmanpassungen/Individualisierungen oder (hoch) detaillierte APS-Schulungen, sollten definitiv nicht zu Beginn des Projekts eingeplant werden. Die Anwendung dieser Qualifikation bedarf fundiertes Grundlagen- und Fachwissen. Zudem werden die Key-User zunächst keine Anwendung dieses Wissen haben (dieses Schulungsbudget sollte für eine spätere Projektphase eingeplant werden).

Die Schulungen sind entsprechend Ihres Bedarfs unter Berücksichtigung der aktuellen Projektsituation einzuplanen.

Die ERP-Implementierung im Detail

Organisation / Konzeption

Anforderungen analysieren & definieren.

4. Organisations-/Konzeptionsphase

Ihre zukünftigen Prozesse im ERP-System gestalten und Anforderungen analysieren & definieren.

Bis zu dieser Phase zu erledigende Aufgaben:

  • Qualifizierungsphase ist abgeschlossen
  • Key-User kennen den Standard ERP-Funktionsumfang
  • IST-Prozesse sind definiert
  • Demo-Umgebung steht zur Verfügung

Erst nachdem die Vorbereitungen auf die Organisations-/Konzeptionsphase erfolgreich abgeschlossen sind, sollte mit den Organisationsworkshops begonnen werden. Das bedeutet, Ihr ERP-Projektteam – sowohl auf Ihrer Seite als auch auf Seiten des ERP-Anbieters – verwendet dieselben Vokabeln. Das gemeinsame Verständnis Ihrer Prozesse (Thema im Prozessworkshop) sowie das Wissen der Standardanwendung (Thema in der Qualifizierungsphase) sind die gemeinsame Basis für die Organisation/Konzeption. Ist Ihr Unternehmen ERP-Ready? – Das stellt sich jetzt heraus!

Branchenspezifische ERP-Systeme bilden mit ihrem Standardfunktionsumfang zwischen 60% und 90% der Kundenanforderungen ab. Darüber hinaus liegende Anforderungen werden zunächst konzeptionell dokumentiert, bevor sie nach Beauftragung entwickelt werden. Der primäre Output dieser ERP-Phase ist ein bzw. mehrere Konzeptpapiere, aus denen Ihre Soll-Prozesse hervor gehen. Innerhalb dieser Konzepte sind einzelne Arbeitspakete (bei manchen ERP-Anbietern auch einzelne Pflichtenhefte) beschrieben, die nach entsprechender Priorisierung durch den Auftraggeber innerhalb der Konfigurationsphase programmiert werden.

Setzen Sie bei der Implementierung des neuen ERP-Systems den Fokus auf so wenig Individualisierungen wir nur möglich! Jede einzelne Anpassung durchläuft folgenden Prozess: Diskussion im Workshop, Ausformulierung der Anforderungsbeschreibung, fachlichen Prüfung, ggf. konzeptionelle Überarbeitung, Machbarkeitsprüfung und Aufwandsschätzung durch die Anwendungsentwicklung, Freigabe durch den Auftraggeber, Umsetzung sowie Qualitätsprüfung, Übergabe an das Projektteam, Prüfung und Freigabe durch den Key-User. Rundum ist dies sehr viel Zeit für Individualisierungen, die den wirklich relevanten Themen fehlen wird.

Um das ERP-Projekt dahingehend möglichst effektiv und effizient zu gestalten, betrachten Sie Individualisierungen möglichst objektiv und priorisieren Sie diese:

    1. funktionale Anforderungen mit Priorität 1 = Go Live-relevant; werden direkt in den Workshops ausformuliert.
    2. funktionale Anforderungen mit Priorität 2 = nicht zwingend Go Live-relevant, ggf. “Workaround” vorhanden; werden in den Workshops ausformuliert, um die Umsetzung bei Konzeptfreigabe kurzfristig einzubeziehen.
    3. funktionale Anforderungen mit Priorität 3 = nicht Go Live-relevant; werden in den Workshops ausschließlich als Grobkonzept formuliert, um den Zusammenhang und die Idee festzuhalten.

Seien Sie sich insbesondere in dieser Projektphase bewusst: Eine ERP Implementierung ist ein Organisationsprojekt! In der Detailanalyse trifft Ihre Expertise und Ihre (ggf. historisch bedingt definierten) Prozesse, die Sie vom Wettbewerb unterscheidet (Ihr USP!), auf die Erfahrung des ERP-Teams.

In den Workshops wird konstruktiv diskutiert, ob gewisse “Altlasten”, die scheinbar in der Vergangenheit so essenziell waren, weiterhin tatsächlich benötigt werden. Orientieren Sie sich an Prozessen, nicht an einzelnen Funktionalitäten! Es steht außer Frage und ist indiskutabel, dass gewisse Funktionen benötigt werden. Betrachtet werden sollte grundsätzlich ein gesamtheitlicher Prozess, aus dem die einzelnen Funktionen und deren Konzeption abgeleitet wird. Die bloße Aneinanderreihung von Funktionalitäten oder gar das “Runterprogrammieren” eines Lastenhefts ist dringend abzuraten. Folgen Sie innerhalb der Organisations-/Konzeptionsworkshops Ihren Kernprozessen (gerne Unterstützen wir bei der Erstellung Ihrer Prozesse anhand unserer branchenspezifischen Referenzmodelle).

Häufige Risiken in dieser ERP-Phase:

  • Nachbau der alten ERP-Welt (Legacy-Software).
  • Subjektive Priorisierung von Anforderungen, z.B. durch einzelne Key-User.
  • Gemäß dem Motto “der Hunger kommt beim Essen” wird in dieser Phase häufig beobachtet, dass das Projektteam sich in (auch wichtigen) Details verliert und umfangreiche Lösungen konzeptioniert. Verlieren Sie nicht den Überblick und orientieren Sie sich an den definierten Prozessen.
  • Fehl-Priorisierung bei Anpassungen/Individualisierungen.
  • Keine Entscheidungsbefugnis im Key-User-Team.

Der Erfolg oder Misserfolg der ERP-Implementierung hängt sehr eng mit der Qualität des Projektmanagements in der Organisationsphase und der anschließenden Konfigurationsphase zusammen. Die Hauptinhalte des Projektmanagements während dieser Phasen umfassen insbesondere:

  • Realisierung des Projektplans: führen Sie die tägliche Arbeit gemäß dem festgelegten Projektplan durch und lösen Sie rechtzeitig verschiedene Personal-, Abteilungskoordinierungs-, Personalkommunikations-, technische Support- und andere Probleme, die während des Umsetzungsprozesses auftreten.
  • Zeit- und Kostenkontrolle: Kontrollieren Sie die Zeit und die Kosten des Projekts entsprechend dem tatsächlichen Fortschritt der Implementierung. Vergleichen Sie diese mit den ursprünglichen Planwerten und ergreifen Sie rechtzeitig Maßnahmen, wenn der Zeit- oder Kostenplan überschritten wird.
  • Dokumentation der ERP-Implementierung: Dokumentieren und verwalten Sie den Implementierungsprozess vollständig. Wichtige Dokumente müssen dem Lenkungsausschuss und allen relevanten Projektmitarbeitern vorgelegt werden.
  • Projektstatusbericht: In Form eines Projektstatusbereichts werden alle Projektmitarbeiter regelmäßig über den Fortschritt des Projekts, die durchgeführten Arbeiten und die Probleme informiert.
  • Regelmäßige Projektbesprechungen: Führen Sie regelmäßig Projektstatusbesprechungen durch, an denen die Projektbeteiligten teilnehmen, um anstehende Arbeiten und aufgetretene Probleme zu koordinieren und zu lösen.
  • Besprechungsprotokolle: Bereiten Sie Besprechungsprotokolle für alle regulären Projektbesprechungen vor, dokumentieren Sie die während der Besprechung getroffenen Entscheidungen oder die Ergebnisse von Diskussionen und verteilen Sie diese an die Teilnehmer und die relevanten Projektbeteiligten.

Es weiteres Thema, welches in dieser Projektphase essenzielle Bedeutung hat, jedoch häufig vernachlässigt wird, sind Leistungsstörungen, Claimmanagement und Change Requests. Die Organisations-/Konzeptionsphase befasst sich intensiv mit den Geschäftsprozessen und dem zukünftigen ERP-Produkt. Sämtliche Definitionen werden in dieser Projektphase dokumentiert, fachlich geprüft und vom Auftraggeber freigegeben. Mit Freigabe der Konzepte steht ein Budget für eben diese freigegebenen Funktionsanpassungen, welche in der Konfigurationsphase umgesetzt werden, zur Verfügung. Das bedeutet konkret: Sie können Leistungsstörungen nur geltend machen, wenn etwas anderes oder fehlerhaftes als im Konzept beschrieben umgesetzt wurde. Daher prüfen Sie unbedingt bei jedem Arbeitspaket / Pflichtenheft, ob das Geschriebene dem Gewollten entspricht. Neue notwendige Anpassungen, die im Nachgang (z.B. in der Konfigurationsphase) auffallen, werden als Change Request beschrieben und sind mit einem zusätzlichen Budget freizugeben.

Aufgaben Kunde

  • Definition Ihrer Soll-Prozesse
  • fachliche Prüfung der Konzepte
  • Priorisierung der Arbeitspakete
  • Freigabe der Konzepte

Aufgaben ERP-Anbieter

  • Sicherstellung einer konsistenten Konzeption
  • prozessuale Durchführung von Workshops
  • Erstellung der Realisierungskonzepte
  • Sicherung der fachbereichsübergreifenden Konsistenz

Arbeitsaufwand Key-User

1-2 Tage pro Woche

Der ERP-Auswahlprozess im Detail

Customizing / Konfiguration

Customizing des ERP-Systems

5. Customizing / Konfigurationsphase

Programmierung der in der Organisationsphase definierten Anforderungen.

Bis zu dieser Phase zu erledigende Aufgaben:

  • Organisationsphase ist abgeschlossen
  • Arbeitspakete sind priorisiert
  • Konzeptpapiere und das dazugehörige Budget sind freigegeben

Diese Projektphase befasst sich mit der Umsetzung der in den Konzepten beschriebenen Arbeitspaketen / Pflichtenhefte. Ein Teil des benötigten Funktionsumfangs wird spätestens in dieser Phase durch die Installation von Add-ons (z. B. für bestimmte Branchen oder Fachbereiche) umgesetzt. Weitere Anforderungen können durch Systemkonfigurationen eingestellt werden. Darüber hinaus erfolgt die weitere Systemanpassung durch Programmierung. Systematisch baut sich Ihre ERP-Landschaft auf.

Um sicherzustellen, dass während der Abarbeitung der Arbeitspakete in beiden Organisationen – seitens Kunden und ERP-Anbieter – möglichst wenig Kollisionen entstehen, wird bei der ERP-Implementierung mit mehreren ERP-Umgebungen (Mandanten) gearbeitet:

Während die Qualifizierungsphase entweder in einer separaten, explizit für Sie zur Verfügung gestellten Schulungsumgebung stattfindet, wird die Organisation/Konzeption in einer Demo-Umgebung durchgeführt. Hintergrund ist, dass Schulungen mit gut verständlichen und vorbereiteten Schulungsdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel usw.) durchgeführt werden. Der Wissensstand zu Ihrer Organisation ist nun höher und das Verständnis Ihrer Prozesse und dem ERP-Standardumfang erst jetzt in dem Maße gegeben, dass Ihre eigenen Daten verwendet werden können. Nach den Standardschulungen in der Qualifizierungsphase liegt die Konzentration jetzt auf Ihren Prozessen.

Die Programmierung Ihres Systems durch den ERP-Hersteller findet in einer isolierten Entwicklungsumgebung statt. Sobald die ERP-Anbieter-interne QS erfolgreich durchlaufen wurde, werden Modifikationen zum Testen durch die Key-User an die Demo-Umgebung übergeben. Erst nachdem Funktionalitäten dort durch die Key-User getestet und freigegeben wurden, erfolgt die Übergabe an das finale Echt-System.

Zu Beginn dieser Projektphase liegt ein Großteil der Arbeitspakete / Pflichtenhefte zur Umsetzung beim ERP-Anbieter. Nutzen Sie diese Zeit zur Umsetzung Ihrer Arbeitspakete und befassen Sie sich frühzeitig mit der Datenaufbereitung und dem Datenimport. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für eine Schulung durch den ERP-Anbieter in diesen Bereichen.

Viele ERP-Hersteller gehen in der Konfigurationsphase nach der agilen Scrum-Methode vor und liefern Funktionsanpassungen in Sprints aus, sodass die Key-User im Intervall von 2-3 Wochen neue Anpassungen zum Funktionstest übergeben bekommen. Durch das zuständige Projektteammitglied wird die korrekte Realisierung geprüft, ggf. beanstandet oder freigegeben. Hinweis: Ein Funktionstest bezieht sich als Qualitätsmaßnahme ausschließlich auf das Testen einer einzelnen, isoliert betrachteten Funktion. Erst nachdem alle Individualisierungen (inkl. Schnittstellen, Layouts usw.) vollständig umgesetzt wurden, ist ein Integrationstest / Durchlauftest möglich.

Änderungen (nicht Korrekturen!) und weitere Anforderungen können innerhalb dieser Phase noch relativ gut berücksichtigt werden. Sie müssen jedoch hinsichtlich Kosten und Zeit bewertet und separat freigegeben werden, da sie nicht Bestandteil des bereits freigegebenen Konzepts sind (Change Request). Eine hohe Anzahl bzw. umfangreiche Change Request bringen natürlich Risiken hinsichtlich Budget und Zeit mit sich.

Tipp zur Datenübernahme: Lassen Sie sich einen separaten Datenimport-Mandanten bereitstellen, welcher regelmäßig und ohne großen Aufwand zurückgeschrieben werden kann. Dadurch haben Sie ausschließlich zum Test des Datenimports eine eigene Umgebung.

Aufgaben Kunde

  • Bearbeitung Ihrer Arbeitspakete
  • Datenaufbereitung & Testimporte
  • Erstellung Berechtigungskonzept
  • Durchführung von Funktionstests
  • Freigabe von Arbeitspaketen
  • Vorbereitung Anwenderschulungen

Aufgaben ERP-Anbieter

  • Umsetzung der Arbeitspakete
  • QS der Arbeitspakete
  • Bereitstellung der Arbeitspakete in Demo-Umgebung
  • Unterstützung bei der Umsetzung der Kunden-Arbeitspakete

Arbeitsaufwand Key-User

2-3 Tage pro Woche

Die ERP-Implementierung im Detail

Integrationstest & Freigabe

Anforderungen an Soll-Prozesse definieren, skalieren und priorisieren.

6. Integrationstest und Echtstartvorbereitung

Das Zusammenspiel funktionaler Anforderungen sowie die Schnittstellen zu angrenzenden Softwaresystemen sind intensiv zu testen.

Bis zu dieser Phase zu erledigende Aufgaben:

  • vollständige Umsetzung aller Arbeitspakete aus den Konzepten
  • Schnittstellen zu anderen Systemen sind umgesetzt
  • Funktionstests (einzelne Arbeitspakete) wurden getestet und freigegeben

Angesichts der umfangreichen Funktionalitäten, die das ERP-System einem Unternehmen bereitstellt, ist eine weitere wichtige Aufgabe die Qualitätssicherung vor dem Go Live. Aufgrund der essenziellen Bedeutung geben wir des Thema “ganzheitliche QS” bewusst eine eigene Phase. Diese Testphase (Schritt 6 im ERP-Implementierungsprozess) umfasst die Qualitätssicherung des gesamten Systems bzw. der gesamten Prozessabläufe.

Bereits innerhalb der Customizing-/Konfigurationsphase werden folgende Tests durchgeführt, diese betrachten jedoch einen isolierten Prozessabschnitt oder sogar lediglich einzelne Funktionen.

  • Funktionstest
    QS / Testing einzelner Funktionen. Dieser Test kann direkt nach der Auslieferung einzelner Funktionen durchgeführt werden.
  • Integrationstest
    Prüft, ob der erforderliche Datenaustausch innerhalb des Systems und zu anderen Systemen den Anforderungen entspricht. Die Prüfung kann nach Fertigstellung der Schnittstellen erfolgen.
  • Leistungstest
    Dieser Test stellt sicher, dass die erforderliche Datenmenge (Verarbeitungslast) verarbeitet werden kann.

Die Rückmeldungen dieser Tests fließen zur kurzfristigen Nacharbeit zurück an den ERP-Hersteller. Neben den genannten QS-Maßnahmen können weitere, gezielte Tests (z.B. Komponententests, Regressionstests, Sicherheitstests usw.) bereits in der Konfigurationsphase durchgeführt werden. Diese sehen wir jedoch im Rahmen der ganzheitlichen Qualitätssicherung (Phase 6).

Vor der finalen Freigabe zum Produktivbetrieb sollte sichergestellt werden, dass sämtliche Echt-relevante Prozesse funktional im ERP-System umgesetzt sind. Es sollte eine Echtstart-Simulation durchgeführt werden, die das operative Tagesgeschäft möglichst realistisch nachbildet. Hierbei sind u.a. die zu verarbeitende Datenmenge oder die Anzahl der angemeldeten Anwender während der Testszenarien zu berücksichtigen.

Ein Ablauf dieser Phase sieht beispielsweise wie folgt aus:

  1. Integrationstest I
  2. Nacharbeit
  3. Integrationstest II
  4. ggf. Test III
  5. Echtstartvorbereitung

Aufgaben Kunde

  • Durchführung Integrationstests
  • Kommunikation zu weiteren, verwendeten Softwareherstellern
  • Freigabe nach Integrationstest
  • Erstellung Anwenderdokumentation
  • Vorbereitung finale Datenübernahme

Aufgaben ERP-Anbieter

  • Begleitung der Integrationstests
  • Nacharbeiten
  • Unterstützung bei der Umsetzung der Kunden-Arbeitspakete

Arbeitsaufwand Key-User

2-3 Tage pro Woche

Die ERP-Implementierung im Detail

Anwenderschulungen

Training der Endanwender

7. Anwenderschulung und Echtstartvorbereitung

Die Key-User schulen die Endanwender in der Systembedienung.

Bis zu dieser Phase zu erledigende Aufgaben:

  • Anwenderdokumentation wurde erstellt
  • Erfolgreich durchgeführter 1. Integrationstest
  • Schulungsplan sollte erstellt sein

Mindestens ein erfolgreich durchgeführter 1. Integrationstest sollte die Voraussetzung für die Endanwenderschulung sein, um einschätzen zu können, ob das System den entsprechenden Reifegrad erreicht hat. So kurz vor dem Echtstart wäre es fatal, wenn die Endanwender negative erste Eindrücke von ihrem zukünftigen ERP-System bekommen und dies in die weitere Belegschaft kommunizieren.

Die Schulungen sollten durch die Key-User aus dem Projektteam erfolgen, denn sie sind auch nach dem Echtstart die ersten Ansprechpersonen und Experten für ihren Bereich. Die Dokumentationen aus der Konzeptionsphase können als Anwenderdokumentation für die individualisierten Prozesse dienen. Auch hier bietet es sich an, die Verantwortung auf die Key-User zu legen. Denn sie kennen ihren Unternehmensbereich und haben gegenüber den Endanwendern einen Wissensvorsprung über das zukünftige ERP-System. Beginnen Sie frühzeitig mit der Anwenderdokumentation und unterschätzen Sie nicht den zeitlichen Aufwand. Beschäftigt man sich ohnehin mit der Erstellung, empfiehlt es sich die Unterlagen in der Qualität zu erstellen, dass sie für einen neuen Arbeitnehmer möglichst wenig Fragen aufkommen lässt. So haben Sie den positiven Nebeneffekt, das Onboarding neuer Kollegen effizient zu unterstützen.

Die Endanwender-Schulungen sollten sich an der Qualifizierungsphase orientieren und teilen sich i.d.R. nach Fachbereichen oder Prozessen auf, so. z.B.:

  • Look & Feel
  • Einkauf
  • Verkauf
  • Produktion & Disposition
  • Projektmanagement
  • Service
  • usw.

Aufgaben Kunde

  • Erstellung Schulungsplan für die Anwendergruppen
  • Vorbereitung der Schulungen
  • Durchführung der Schulungen (Key-User)
  • Echtstartvorbereitung

Aufgaben ERP-Anbieter

  • Unterstützung bei Endanwenderschulungen
  • Unterstützung bei der finalen Datenübernahme
  • Echtstartvorbereitung

Arbeitsaufwand Key-User

2-3 Tage pro Woche

Die ERP-Implementierung im Detail

Go Live

Echtstart!

8. Go Live!

Alle relevanten Prozesse funktionieren und die Teams sind in der Anwendung geschult – Ihr neues ERP-System ist im Live-Betrieb.

  • Planung und Koordination Go Live
  • Unterstützung Endanwender durch Key-User sicherstellen
  • Unterstützung Key-User durch Consultants sicherstellen
  • Projektabschluss planen

Nach mehrfachen Prozessdurchläufen, Echtstart-Simulationen und Endanwenderschulungen sind die Rahmenbedingungen für einen sicheren Echtstart erfüllt.

Neben der Echtstartbegleitung ist der formale Projektabschluss Teil der Go Live-Phase und der Abschluss des gesamten ERP-Implementierungsprojekts. Das heißt nicht, dass alle zuvor definierten Anforderungen umgesetzt sein müssen, der Fokus liegt auf den Echtstart-relevanten. Offene Themen (wie beispielsweise niedrig priorisierte Anforderungen) können für ein kleines Folgeprojekt terminiert werden. Es bietet sich ebenfalls an, ein Dienstleistungskontingent zu vereinbaren, welches für kurzfristige Beratungs- und Konfigurationsthemen verwendet werden kann.

Vor dem offiziellen Projektabschluss stehen in dieser letzten Phase noch wichtige Projektmanagementarbeiten an:

  • Zielerreichung Projekterfolg
    Überprüfen und bewerten Sie die Ergebnisse der Projektimplementierung basierend auf den anfänglichen Erwartungen und Zielen des Projekts.
  • Projektzusammenfassung / Projektabschlussbericht
    Überprüfen und fassen Sie den Projektimplementierungsprozess und die Implementierungsergebnisse zusammen.
  • Führen Sie einen Lessons Learned durch
    Tauschen Sie Erfahrungen und Lehren aus dem Implementierungsprozess für weitere Projekte aus.
  • Formeller Projektabschluss
    Das ERP-System befindet sich im Live-Betrieb.

Schließen Sie das erfolgreiche ERP-Projekt nach monatelanger und arbeitsintensiver Einführung im Projektteam mit einer Feier ab und stoßen Sie gemeinsam mit den Anwendern auf Ihr zukünftiges ERP-System an.

Aufgaben Kunde

  • Definition von Ansprechpartnern für Rückfragen der Endanwender
  • Aufnahme von weiteren Optimierungspotenzial (z. B. aus dem operativen Tagesgeschäft)

Aufgaben ERP-Anbieter

  • Echtstartunterstützung
  • Planung der Optimierungsphase

Lassen Sie uns Ihre Anforderungen individuell abstimmen!

ERP-Auswahl

Gemeinsam mit Ihnen die richtige Entscheidung treffen.

ERP-Implementierung

Das ERP-Projekt gemeinsam erfolgreich umsetzen.

ERP-Optimierung

Optimierungspotenziale entdecken und ausschöpfen.

Einzelne Leistungen

Auch sind einzelne Workshops möglich.

Kompetent, Verbindlich und Flexibel.

Unser Ziel ist es, Ihre Organisation durch den Einsatz praxisbewährter Methoden verantwortungsvoll mit hoher Verbindlichkeit zu unterstützen.

  • ERP-Auswahlberatung
  • Externe Projekt- und Programmleitung
  • Externe Beratung für Prozessoptimierung
  • ERP-Optimierung
  • operativ
  • menschlich
  • strategisch

Lassen Sie uns Ihre Anforderungen individuell abstimmen!