ERFAHRUNGEN IM ERP-MARKT
Sowohl die Rolle des Auftraggebers auf der Suche nach einem anforderungsgerechten ERP-System als auch die Seite verschiedener ERP-Hersteller sind uns aus über 20 Jahren Projekterfahrungen bestens bekannt. Die Anforderungen an Software steigen stetig und nicht jeder Anbieter wird relevanten Marktanforderungen nachhaltig gerecht. Achten Sie heute schon darauf, dass Ihr System und Ihr Softwarepartner Ihnen für die nächsten Jahrzehnte zuverlässig zur Seite steht. Sowohl Flexibilität in Schnittstellen, der Oberflächen, Upgradefähigkeit, aber auch die Qualität der Einführung und Systembetreuung über einen langen Zeitraum sollte in dieser Investitionsentscheidung berücksichtigt werden.
ERFAHRUNGEN IN DER ERP-AUSWAHL
Bei mittlerweile mehr als 1.000 ERP-Systemen und über 170 CRM-Lösungen verliert man schnell den Überblick. Innerhalb unseres ERP-Auswahlprozesses prüfen wir systematisch essenzielle Anforderungen gemäß Ihren Prioritäten, sodass die Auswahl auf eine überschaubare Anzahl fällt (Shortlist). Diese fließen in die weitere, strukturierte ERP-Evaluierung ein. Nach der Auswahl potenzieller ERP-Systeme erfolgen Präsentationstermine (je ca. 1 Tag) und fachbezogene Workshops (je ca. 2 Tage) der ausgewählten Hersteller.
ERFAHRUNGEN IM MITTELSTAND UND ERP-PROJEKTMANAGEMENT
Unsere Erfahrung liegt in der Unterstützung von ERP-Projekten bei Unternehmen im Mittelstand. Der Projekterfolgt hängt im Wesentlichen vom Zusammenspiel der Projektmanagement-Methode, der Teamführung und den Menschen im Projekt ab. Mit Ihrem Team und unserer Erfahrung unterstützen wir Ihr ERP-Projekt optimal.
“Das Ziel, welches mit der ERP-Implementierung erreicht werden soll, ist der Grundstein sämtlicher Aktivitäten. Es ist die Voraussetzung für die richtige Teamzusammensetzung, die Prozessanalyse und die Entscheidung für das zukünftige ERP-System!”
DER ABLAUF DES ERP-AUSWAHLPROZESSES IM ÜBERBLICK.
Denken Sie von Beginn an daran, welches Ziel Sie mit Ihrer ERP-Einführung erreichen möchten. Definieren Sie ein Projektteam, welches in der Lage ist, sowohl relevante Geschäftsprozesse zu beurteilen als auch notwendige Entscheidungen final zu treffen. Ihr Unternehmen ist wie jedes ERP-System und deren Hersteller(-organisation) so einzigartig, dass die Entscheidung für das richtige System UND den richtigen Partner sorgfältig durchdacht und getroffen werden muss.
Was wollen Sie mit der ERP-Einführung erreichen? Diese Fragestellung sollte bereits zu Beginn des Auswahlprozesses beantwortet werden können, um spezifische Zieldefinitionen abzuleiten. Wie bei allen Zieldefinitionen sollte diese realisierbar sein (vgl. SMARTe-Ziele: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound).
Differenzieren Sie bei der Zielstellung nach quantitativen und qualitativen Zielen, Bsp.:
Qualitative Ziele:
- Informationstransparenz in den Kernprozessen
- Effiziente Auftragsbearbeitung
- geringerer Materialausschuss
- höhere Termintreue in der Auslieferung
- höhere Kundenbindung
Quantitative Ziele:
- Optimierungspotenzial ausschöpfen
- geringerer Produktionsdurchlaufzeiten
- höherer Produktionsoutput
- Umsatzsteigerung
Die Definition von Nicht-Zielen ist sinnvoll, um eine sachlich-fachliche Abgrenzung zum Projektumfang vorzunehmen. So kann bereits im Vorfeld bewusst beschlossen werden, z.B. einen ausländischen Vertriebsstandort nicht im ersten Schritt der ERP-Implementierung zu berücksichtigen.
Der Erfolg eines ERP-Projektes steht und fällt mit dem Team, das die ERP-Einführung in der Praxis begleitet und umsetzt. Daher sollten Sie frühzeitig einen internen Projektleiter sowie die sogenannten „Key-User“ aus den relevanten Fachabteilungen festlegen und „mit ins Boot holen.“
In der frühen Phase des Projektes involvierte Mitarbeiter sind motivierter, dem Projekt gegenüber positiver eingestellt, offener für zukünftige Veränderungen und evtl. zusätzliche Belastungen. Sie sehen im Projekt eher eine positive Herausforderung für sich selbst und ihre zukünftigen Aufgaben. So können Mitarbeiter während des Projektverlaufs die wichtige Rolle des Projektpromotors einnehmen.
Die Prozessdefinition ist die Grundlage des Lastenhefts. Die weiterführende Prozessanalyse dient sowohl der Identifikation von Optimierungspotenzial (technisch und organisatorisch) als auch der Definition zukünftiger, funktionaler Anforderungen. Nicht alles, was sich im Unternehmen Geschäftsprozess nennt, ist auch ein solcher.
Die Analyse der Unternehmensprozesse im aktuellen Zustand, also vor der ERP-Auswahl, ist unbedingt notwendig, um daraus in den nächsten Schritten die Anforderungen an das neue System abzuleiten. Bei den Prozessbeschreibungen sollte eine verständliche Abstraktionsebene gewählt werden, die das “Doing” im operativen Geschäft beschreibt. Nicht notwendig ist die Dokumentation einzelner “Micro-Funktionalitäten” aus dem Altsystem; der Fokus liegt auf dem Prozess, nicht auf einer technischen Beschreibung einer Software-Funktionalität.
Tipp: Eine Kombination aus Visualisierung (z. B. BPMN 2.0) und einer Prozessbeschreibung je Aktivität in Textform hat sich als praxisbewährt herausgestellt.
Neben der Prozessdokumentation sollte unbedingt eine Schwachstellenanalyse berücksichtigt werden. In den Workshops, in denen ohnehin schon die einzelnen Prozessschritte diskutiert werden, kann direkt Optimierungspotenzial identifiziert werden. Welche Prozessbereiche sind – z. B. durch IT – ersetzbar oder gar überflüssig, gibt es Datenerfassungen, die ggf. doppelt durchgeführt werden oder kann mit einem Arbeitsgang bereits ein weiterer kombiniert werden?
Aus den Ist-Prozessen und den Chancen/Schwächen die Anforderungen an das zukünftige ERP-System definieren. Die Ziele der ERP-Auswahl sind dabei:
- leistungsfähiges ERP-System
- möglichst viel Branchen- und Projekterfahrung
- größtmöglicher Sicherheitsfaktor.
Die Definition von Anforderungen an ein neues ERP-System setzt die vorherige, abgeschlossene Analyse und Beschreibung Ihrer Geschäftsprozesse voraus.
Nutzen Sie bei der Anforderungsanalyse das Wissen der Key-User aus dem Projektteam. Umso wichtiger ist es im Schritt 2 das Team bedacht zu bilden und ggf. in Key-User- und Experten-Team zu unterscheiden. In erster Instanz ist der Key-User die wichtigste Quelle, bei speziellen Themen wird auf den Experten zurückgegriffen. Diskutieren Sie bewusst in kleinen Fachkreisen (Bereichs-bezogen), welche Anforderungen
- Prio 1 = zwingend erforderlich,
- Prio 2 = nach Inbetriebnahme des ERP-Systems (typischerweise Optimierungsthemen) umzusetzen und
- Prio 3 = nice-to-have, nach Echtstart diskutierbar
sind.
Neben den eigenen Anforderungen kann es notwendig sein, Anforderungswünsche von wichtigen Stakeholdern zu Berücksichtigen. Haben Sie Kunden oder Lieferanten, die eine EDI-Integration wünschen oder gar voraussetzen?
Steigende Anforderungen von Kunden an die Qualitätssicherung müssen beachtet werden. Weitergehenden Dienstleistungen in Bereichen wie Service, Beratung und Support sollten ebenfalls in die Planung und das nachfolgende Anforderungsprofil einbezogen werden. Sprechen Sie daher auch mit Lieferanten und Kunden und fragen Sie sie, welche Anforderungen an ein ERP sinnvollerweise mitgedacht werden sollten und wo z. B. eine Kopplung oder ein Datenaustausch der zukünftigen Systeme sinnvoll und ggf. notwendig wird.
Neben dem Tagesgeschäft wird sich das Projektteam mit der ERP-Einführung beschäftigen. Frühzeitig sollten die arbeitsintensiven Phasen und auch der Echtstart geplant werden. Ebenfalls ist eine Grobplanung des Gesamtbudgets für interne Kosten, aber auch Lizenz- und Beratungskosten durchaus sinnvoll.
Wenn Sie sich bezüglich Ihrer Anforderungen sicher sind, sollten Sie prüfen, welche personellen, materiellen und finanziellen Rahmenbedingungen für das ERP-Projekt verfügbar sind. Neben dem eigentlichen Budget sind auch interne Ressourcen in der Planung zu beachten, um später böse Überraschungen zu vermeiden. Beschäftigen Sie sich daher mit folgenden Fragen:
Machen Sie sich frühzeitig über die Ressourcen und Budgetplanung Gedanken. Berücksichtigen Sie bei der Planung die Verfügbarkeit sowohl interner als auch externer Experten.
Die Prozessdefinition ist die Grundlage des Lastenhefts. Die weiterführende Prozessanalyse dient sowohl der Identifikation von Optimierungspotenzial (technisch und organisatorisch) als auch der Definition zukünftiger, funktionaler Anforderungen.
Im Lastenheft fassen Sie die in der Diskussion mit Key-Usern, Lieferanten und Kunden gesammelten Anforderungen in strukturierte Form zusammen, indem Sie die bisher grob festgehaltenen Vorgaben ausformulieren und präzise beschreiben. Stellen Sie die individuellen Lastenhefte den in der Anbietersondierung ausgewählten Unternehmen zur Verfügung und lassen Sie sich vorher dazu eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnen. Ggf. auch eine Datenschutzerklärung (nach DSGVO).
Dabei gilt: Weniger ist mehr. Gestalten Sie das Lastenheft so detailliert wie nötig, aber nehmen Sie nur die Anforderungen auf, die aus der Analyse Ihrer Geschäftsprozesse erwachsen sind und ergänzen Sie spezifische Fragen zum jeweiligen Anbieter und dessen Lösungen bei seinen Kunden.
Der Aufwand für ein Lastenheft mag groß erscheinen, doch gute Vorarbeit und der Fokus auf das Wesentliche zahlen sich aus, denn die Anbieter werden mit weniger Rückfragen auf Sie zukommen und in die Lage versetzt, realistische Antworten und ggf. Lösungsvorschläge zu erstellen.
Als Faustregel für die erste Anbietersondierung gilt: Es sollten max. 6 – 8 Anbieter sondiert werden. Eine größere Zahl an Anbieter macht erfahrungsgemäß wenig Sinn, da sich der Prozess durch den unverhältnismäßig höheren Sondierungsaufwand und viele Abstimmungsgespräche in die Länge ziehen kann. Bei dieser ersten, groben Sondierung sollten Sie Anbieter auswählen, die sich auf die Lieferung und Einführung von ERP-Systemen in Ihrer Branche spezialisiert haben.
Recherchieren Sie genau und achten Sie auf Aspekte wie:
Bedenken Sie, dass die Einführung eines ERP-Systems im Idealfall der Beginn einer langfristigen Partnerschaft ist.
Nun beginnt die heiße Phase der ERP-Auswahl. Die ausgefüllten Lastenhefte sind zurück und es geht daran, den Kreis der Anbieter weiter zu selektieren. Eine Präsentation vor Ort ist der ideale Rahmen dafür. Laden Sie nur die Anbieter zu sich ein, die Ihre zukünftigen Prozesse und Anforderungen verstanden haben, überzeugende Lösungsansätze beschreiben, einen professionellen Eindruck machen und einen klaren Fokus auf Ihre Branche erkennen lassen.
In der Präsentation stellen sich die Unternehmen vor und präsentieren eine Live-Demo des jeweiligen Systems auf Basis der Anforderungen aus dem Lastenheft. Prüfen Sie die Anbieter auf „Herz und Nieren“ und insbesondere auf:
Werbebroschüren oder Demopräsentationen können eines nicht ersetzen: Den Austausch darüber, wie ein ERP im Alltag funktioniert und läuft. Lassen Sie sich daher von den Anbietern Referenzen nennen, die Sie anrufen oder besuchen können.
Sprechen Sie die Referenzen darauf an, welcher konkrete Nutzen und welche Wertschöpfung durch das ERP-System realisiert wurden. Wie haben die Anwender die Einführung und den Projektablauf empfunden? Wie zufrieden sind die Mitarbeiter im Alltag mit ihrer neuen Software?
Diskutieren Sie während der Referenzbesuche mit den Unternehmen die Vor- und Nachteile des Systems, die Höhen und Tiefen des Projektverlauft sowie die partnerschaftliche Zusammenarbeit.
Nach der Erstellung einer objektiven Bewertungstabelle im vorherigen Schritt, ist die Voraussetzung für den Entscheidungsprozess gegeben.
Mit der Abgabe der Angebote geht es auf die Zielgerade. Sicherlich spielen Kosten eine Rolle bei der Entscheidung, doch bei der Auswahl sollten Sie außerdem auf eine fachlich gute Konzeptionierung, eine gemeinsame Wellenlänge mit dem Anbieter und Branchenkompetenz achten. Darüber hinaus sollten nicht nur die Kosten des Projektes (Lizenzen, Projektleistungen, Reisekosten) betrachtet werden sondern auch die lfd. Kosten pro Jahr (Wartungsgebühren, Service- und Support etc.).
Preismodelle und Verhandlungsstrategien der Softwarehersteller unterscheiden sich zum Teil sehr stark. Es ist wichtig auf Details zu achten. Gerne unterstützen wir auch Sie im Verhandlungsprozess.
