Allgemeines zu Projektmanagement
Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um definierte Projektziele gemäß den Projektakzeptanzkriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Das Projektmanagement verfügt über endgültige Ergebnisse, die auf einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget beschränkt sind.
Ein Schlüsselfaktor, der das Projektmanagement von nur dem „Management“ unterscheidet, ist, dass es dieses endgültige Ergebnis und eine begrenzte Zeitspanne hat, im Gegensatz zum Management, das ein fortlaufender Prozess ist. Aus diesem Grund benötigt ein Projektprofi ein breites Spektrum an Fähigkeiten, zum Beispiel technische Fähigkeiten, Personalmanagementfähigkeiten und ein gutes Geschäftsbewusstsein.
“Wir sollten uns mit großen Problemen beschäftigen, solange sie noch klein sind.”
Jadwiga Rutkowska
Allgemeines zu Projektmanagement
Ein Projekt ist ein einzigartiges, zeitlich begrenztes Unterfangen, das unternommen wird, um geplante Ziele zu erreichen, die in Bezug auf Ergebnisse oder Nutzen definiert werden können. Ein Projekt wird als Erfolg gewertet, wenn es die Ziele gemäß seinen Akzeptanzkriterien innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens und Budgets erreicht. Zeit, Kosten und Qualität sind die Bausteine jedes Projekts.
Zeit: Planung ist eine Sammlung von Techniken, mit denen Zeitpläne entwickelt und präsentiert werden, die zeigen, wann die Arbeit ausgeführt wird.
Kosten: Wie werden die erforderlichen Mittel beschafft und die Finanzen verwaltet?
Qualität: Wie wird die Gebrauchstauglichkeit der Ergebnisse und Managementprozesse sichergestellt?
Allgemeines zu Projektmanagement
- Definieren des Grundes, warum ein Projekt notwendig ist
- Erfassung der Projektanforderungen, Festlegung der Qualität der zu erbringenden Leistungen, Schätzung der Ressourcen und Zeitpläne
- Vorbereitung eines Business Case zur Rechtfertigung der Investition
- Sicherung der Unternehmensvereinbarung und -finanzierung
- Entwicklung und Umsetzung eines Managementplans für das Projekt
- Führung und Motivation des Projektabwicklungsteams
- Management der Risiken, Probleme und Änderungen im Projekt
- Überwachung des Fortschritts anhand des Plans
- Verwaltung des Projektbudgets
- Aufrechterhaltung der Kommunikation mit den Stakeholdern und der Projektorganisation
- Anbietermanagement
- Schließen Sie das Projekt kontrolliert ab
Allgemeines zu Projektmanagement
Das Projektmanagement zielt darauf ab, ein Endprodukt zu produzieren, das einige Änderungen zum Nutzen der Organisation bewirkt, die das Projekt initiiert hat. Es ist die Initiierung, Planung und Steuerung einer Reihe von Aufgaben, die zur Lieferung dieses Endprodukts erforderlich sind. Investitionen in ein effektives Projektmanagement haben eine Reihe von Vorteilen, darunter:
- Bereitstellung einer größeren Wahrscheinlichkeit, das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
- Gewährleistung einer effizienten und kostengünstigen Ressourcennutzung.
- Befriedigung der unterschiedlichen Bedürfnisse der Projektbeteiligten.
Projekte sind von den üblichen Aktivitäten getrennt und treten auf, wenn eine Organisation eine Lösung liefern möchte, um Anforderungen innerhalb eines vereinbarten Budgets und Zeitrahmens festzulegen. Bei Projekten muss ein Team von Personen vorübergehend zusammenkommen, um sich auf bestimmte Projektziele zu konzentrieren. Effektive Teamarbeit ist daher für erfolgreiche Projekte von zentraler Bedeutung.
Das Projektmanagement befasst sich mit der Verwaltung diskreter Arbeitspakete, um bestimmte Ziele zu erreichen. Die Art und Weise, wie die Arbeit verwaltet wird, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab.
Der Umfang, die Bedeutung und die Komplexität der Arbeit sind offensichtliche Faktoren: Der Umzug eines kleinen Büros und die Organisation der Olympischen Spiele teilen viele Grundprinzipien, bieten jedoch sehr unterschiedliche Herausforderungen für das Management. Ziele können ausgedrückt werden in Form von:
- Ausgänge (wie ein neues Hauptquartier)
- Ergebnisse (z. B. Umzug von Mitarbeitern von mehreren Standorten in das neue Hauptquartier)
- Vorteile (wie reduzierte Reise- und Facility-Management-Kosten)
- Strategische Ziele (z. B. Verdoppelung des Aktienkurses der Organisation in drei Jahren)
Jeder und jede verwaltet Projekte, auch wenn sie nicht offiziell als „Projektmanager“ bezeichnet werden. Haben Sie jemals eine Veranstaltung organisiert? Das ist ein Projekt, das Sie mit einem Team von Menschen verwaltet haben, und Projektmanagement ist Lebenskompetenz für alle. Formal gesehen tauchen Projekte in allen Branchen und Unternehmen auf:
- Verkehr und Infrastruktur
- IT
- Dienstleistung
- Produktherstellung
- Bauwesen
- Finanzen und Recht
Warum ist es sinnvoll Projektmanagement-Software zu verwenden? Der Umfang eines Projekts kann komplex oder einfach sein. Ja, man kann ein Projekt auch ohne Projektmanagement-Software durchführen, aber das Ziel von Projektmanagement-Software ist es, die Effizienz und die Kollaboration zu verbessern und damit die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen.
Darum sollten Sie Projektmanagement-Software verwenden:
1. Automatisierte Prozesse
Der größte Nutzen, den Computer der Menschheit bringen, ist die automatische Verarbeitung von Daten, das gleiche gilt für Projektmanagement-Software: Ihr größter Vorteil ist, dass sie redundante Arbeit und sich wiederholende Vorgänge automatisieren kann, wodurch die Prozesse reibungsloser und effizienter werden.
2. Visuelles Management
Visualisierung ist ein Trend in der Anwendung moderner Softwaretechnologie. Im Vergleich zu traditionellen Projektmanagement-Methoden ersetzen Texte und Zahlen kein intuitives Reporting, das sowohl für Projektmitglieder als auch für Stakeholder verständlich ist. Visualisierungstechnologie kann Pläne, Aufgaben, Fortschritt und andere Dimensionen intuitiv auf einem Dashboard darstellen. Verwenden Sie beispielsweise Gantt-Diagramm-Funktionen, um Aufgabenfortschritte, Zeitknoten u. v. m. intuitiv darzustellen. Die Effizienz wird unweigerlich stark verbessert.
3. Echtzeitkommunikation und Anweisungen
Projektmanagement-Software ermöglicht es Teammitgliedern, Aufgaben zu bearbeiten, während sie gleichzeitig Informationen mit anderen Mitgliedern austauschen und in Echtzeit zu einer bestimmten Aufgabe kommunizieren können. Manager können über die Plattform auch intuitiv den Fortschritt von Aufgaben sehen und bei Unstimmigkeiten zeitnah eingreifen, um Herausforderungen zu bewältigen.
