Anforderungen und Ziele im Projekt

Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um definierte Projektziele gemäß den Projektakzeptanzkriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Das Projektmanagement verfügt über endgültige Ergebnisse, die auf einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget beschränkt sind. Bei der projektbezogenen Arbeitsweise fangen Sie nicht an, bevor Sie sich innerhalb des Projekts auf den konkreten Leistungsumfang geeinigt haben. Zuerst wägen wir verschiedene Situationen ab, dann wird geplant und schließlich geht es an die operative Arbeit. Bei der Definition von Anforderungen und Zielen geht es darum, das zu beschreiben, was geliefert werden soll. Dies erreichen Sie, indem Sie die Bedürfnisse der Beteiligten in Anforderungen und Ziele übersetzen und sicherstellen, dass diese mit der strategischen Ausrichtung der beteiligten Organisationen übereinstimmen. Daraus ergibt sich eine Reihe von Anforderungen und Nutzen, die die Projekt-/Programmorganisation in einer festgelegten Zeit und innerhalb eines bestimmten Budgets erfüllen kann.

Wer ins Blaue zielt, wird kaum ins Schwarze treffen.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein einzigartiges, vorübergehendes Unterfangen, das unternommen wird, um geplante Ziele zu erreichen, die in Bezug auf Ergebnisse, Ergebnisse oder Nutzen definiert werden können. Ein Projekt wird normalerweise als Erfolg gewertet, wenn es die Ziele gemäß seinen Akzeptanzkriterien innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens und Budgets erreicht. Zeit, Kosten und Qualität sind die Bausteine jedes Projekts.

Zeit: Planung ist eine Sammlung von Techniken, mit denen Zeitpläne entwickelt und präsentiert werden, die zeigen, wann die Arbeit ausgeführt wird.

Kosten: Wie werden die erforderlichen Mittel beschafft und die Finanzen verwaltet?

Qualität: Wie wird die Gebrauchstauglichkeit der Ergebnisse und Managementprozesse sichergestellt?

Das essenzielle Abwägen nach Zeit/Nutzen

Letztlich geht es bei bei der Definition von Anforderungen und dem Ziel darum, sicherzustellen, dass ein Anforderungsdokument erstellt wird, welches das Budget und den Zeitplan realistisch einhalten lässt. Bei der Erstellung eines solchen Dokuments ist es wichtig, die strategischen Ziele der Organisation klar zu verstehen. Der strategische Plan der Organisation, Abteilung oder Einheit kann dann als Kontrolle verwendet werden, um sicherzustellen, dass das, was geliefert wird, den Zielen der Organisation entspricht.

Aus den Organisationszielen leitet sich das allgemeine Projektziel ab, das manchmal im Leitbild beschrieben wird. Dieses Projektziel übersetzen wir in einen Business Case, den wir dann weiter in die von uns gestellten Anforderungen an das Projekt übersetzen. Die Anforderungen, die wir letztendlich akzeptieren, werden Teil der Ziele der Abbildung A2.1 Zielhierarchie. Auf diese Weise ist deutlich zu erkennen, wie die „unteren“ Ziele zum Gesamtbild beitragen. Durch die Entwicklung der Hierarchie von oben nach unten stellen wir sicher, dass vom ursprünglichen Projektziel nichts verloren geht. Die unteren Ebenen summieren sich alle zum Hauptziel des Projekts. Ein alternativer Name für diese Struktur ist Goal Breakdown Structure (GBS).

Hinsichtlich der Verantwortlichkeiten gibt es eine Aufgabentrennung“, Sie sind verantwortlich für die Erzielung von Ergebnissen innerhalb der definierten Ziele und der Sponsor wiederum ist dafür verantwortlich, das Ergebnis in seiner Organisation so zu verwenden, dass das Gesamtziel erreicht wird von dem Projekt. In einem Programm kann es vorkommen, dass der verantwortliche Manager auch für die übergeordneten Projektziele verantwortlich ist.

Arten von Projekten:

Investitionsprojekte (z. B. Brückenbau, Kauf einer neuen Produktionsmaschine etc.)

Organisationsprojekte (z. B. ERP-Projekte, Neuausrichtung einer Abteilung/eines Fachbereich)

E&F-Projekte (z. B. Entwicklung einer neuen Maschine)

Nutzwertanalyse

(insbesondere bei der ERP-Auswahl über das Lastenheft) Die Nutzwertanalyse dient als Entscheidungshilfe und kann durch die Quantifizierung (durch die Bewertungsskalar) eine objektive Betrachtung ermöglichen.

jedes Produkt/jeder Teilbereich wird hinsichtlich jedes Teilbereichts bewertet (Nutzwert)
Gewichtung x Nutzwert = gewichteten Nutzwert
Der Nutzwert wird pro Produkt summiert und die Summen verglichen

Lastenheft:

wie und womit wird es umgesetzt

Pflichtenheft:

was ist zu erarbeiten und wofür

Ziele müssen:
S – Spezifisch
M – Messbar
A – Attraktiv / Akzeptiert
R – Realistisch
T – Terminiert
(bzw. Specific Measurable Achievable Reasonable Time Bound)

Die richtigen Fragen eines Projektleiters, der sich mit dem Projekt identifiziert:

Projektziele und Nichtziele
aktueller Projektstatus
Aufgaben
Fertigstellungstermin
Budget

Beschreibung einer Nutzwertanalyse:

Beschreibung: Quantitative, nicht-monetäre Analysemethode zur Entscheidungsfindung. Anzuwenden, wenn zwischen mehreren, schwer vergleichbaren Alternativen zu entscheiden ist. Bei der Nutzwertanalyse werden die Nutzwerte der betrachteten Alternativen sowie ihre Konsequenzen parametrisiert und verglichen. Sie basiert auf der Annahme, dass diejenige Alternative zu bevorzugen ist, welche den größten Nutzen bringt und birgt Konfliktpotential, wenn mehrere Entscheidungsträger unterschiedliche Präferenzen und Gewichtungen anwenden.
Verfahren: Entscheidungskriterien bestimmen; Liste von Bewertungskriterien erstellen; Bewertungskriterien skalieren; Zielerreichungsfaktoren ermitteln; sämtliche Optionen paarweise vergleichen; Nutzwerte ermitteln => Entscheidung vorbereiten; entscheiden
Vor- und Nachteile: Die Einfachheit der Methode der Nutzwertanalyse hat neben dem Vorteil, dass sie leicht verständlich ist, den Nachteil der starken Vereinfachung.

Die Beschreibung von Zielen sollte möglichst detailliert und spezifisch beschrieben sein, um folgende Zielfunktionen zu ermöglichen. Dabei sollte zwischen Ergebnis- und Vorgehensziele unterschieden werden.

Funktion von Zielen:

Kontrollfunktion
Orientierungsfunktion
Verbindungsfunktion
Koordinierungsfunktion
Selektionsfunktion

Ziele orientieren sich am “Magischen Dreieck”:

Leistung
Kosten
Termine

Projekte im Unternehmen liefern Beiträge zur Erreichung der Unternehmensstrategie und unterstützen daher hinsichtlich Vision, Mission und Strategie.

Die Kernkomponenten des Projektmanagements sind:

Definieren des Grundes, warum ein Projekt notwendig ist
Erfassung der Projektanforderungen, Festlegung der Qualität der zu erbringenden Leistungen, Schätzung der Ressourcen und Zeitpläne
Vorbereitung eines Business Case zur Rechtfertigung der Investition
Sicherung der Unternehmensvereinbarung und -finanzierung
Entwicklung und Umsetzung eines Managementplans für das Projekt
Führung und Motivation des Projektabwicklungsteams

Management der Risiken, Probleme und Änderungen im Projekt
Überwachung des Fortschritts anhand des Plans
Verwaltung des Projektbudgets
Aufrechterhaltung der Kommunikation mit den Stakeholdern und der Projektorganisation
Anbietermanagement
Schließen Sie das Projekt gegebenenfalls kontrolliert ab

Warum? Wann? Wer?

Warum verwenden wir Projektmanagement?

Das Projektmanagement zielt darauf ab, ein Endprodukt zu produzieren, das einige Änderungen zum Nutzen der Organisation bewirkt, die das Projekt initiiert hat. Es ist die Initiierung, Planung und Steuerung einer Reihe von Aufgaben, die zur Lieferung dieses Endprodukts erforderlich sind. Projekte, die eine formelle Verwaltung erfordern, sind folgende:

etwas Neues oder Verändertes, Materielles oder Immaterielles hervorbringen;
eine endliche Zeitspanne haben: einen bestimmten Anfang und ein bestimmtes Ende;
sind wahrscheinlich komplex in Bezug auf Arbeit oder beteiligte Gruppen;
das Management von Veränderungen erfordern;
erfordern das Management von Risiken.
Investitionen in ein effektives Projektmanagement haben eine Reihe von Vorteilen, darunter:

Bereitstellung einer größeren Wahrscheinlichkeit, das gewünschte Ergebnis zu erzielen;
Gewährleistung einer effizienten und kostengünstigen Ressourcennutzung;
Befriedigung der unterschiedlichen Bedürfnisse der Projektbeteiligten.

Wann setzen wir Projektmanagement ein?

Projekte sind von den üblichen Aktivitäten getrennt und treten auf, wenn eine Organisation eine Lösung liefern möchte, um Anforderungen innerhalb eines vereinbarten Budgets und Zeitrahmens festzulegen. Bei Projekten muss ein Team von Personen vorübergehend zusammenkommen, um sich auf bestimmte Projektziele zu konzentrieren. Effektive Teamarbeit ist daher für erfolgreiche Projekte von zentraler Bedeutung.

Bei Projekten muss ein Team von Personen vorübergehend zusammenkommen, um sich auf bestimmte Projektziele zu konzentrieren. Effektive Teamarbeit ist daher für erfolgreiche Projekte von zentraler Bedeutung. Das Projektmanagement befasst sich mit der Verwaltung diskreter Arbeitspakete, um bestimmte Ziele zu erreichen. Die Art und Weise, wie die Arbeit verwaltet wird, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab.

Der Umfang, die Bedeutung und die Komplexität der Arbeit sind offensichtliche Faktoren: Der Umzug eines kleinen Büros und die Organisation der Olympischen Spiele teilen viele Grundprinzipien, bieten jedoch sehr unterschiedliche Herausforderungen für das Management. Ziele können ausgedrückt werden in Form von:

Ausgänge (wie ein neues Hauptquartier);
Ergebnisse (z. B. Umzug von Mitarbeitern von mehreren Standorten in das neue Hauptquartier);
Vorteile (wie reduzierte Reise- und Facility-Management-Kosten);
strategische Ziele (z. B. Verdoppelung des Aktienkurses der Organisation in drei Jahren).

Wer nutzt das Projektmanagement?

Jeder und jede verwaltet Projekte, auch wenn sie nicht offiziell als „Projektmanager“ bezeichnet werden. Hast du jemals eine Veranstaltung organisiert? Das ist ein Projekt, das Sie mit einem Team von Menschen verwaltet haben, und Projektmanagement ist Lebenskompetenz für alle. Formal gesehen tauchen Projekte in allen Branchen und Unternehmen auf:

Verkehr und Infrastruktur
IT
Produktherstellung
Bauen und Bauen
Finanzen und Recht