Change Management
Change Management (oder auch organisatorisches Änderungsmanagement) ist der übergeordnete Ansatz einer Organisation, um mithilfe eines koordinierten und strukturierten Ansatzes in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern vom aktuellen in einen künftig wünschenswerten Zustand überzugehen.
In der modernen IT hat das Änderungsmanagement viele verschiedene Erscheinungsformen. Projektmanager betrachten das Änderungsmanagement als den Prozess, mit dem die Genehmigung für Änderungen des Umfangs, des Zeitplans oder des Budgets eines Projekts eingeholt wird. Infrastrukturfachleute betrachten das Änderungsmanagement als den Prozess zum Genehmigen, Testen und Installieren eines neuen Geräts, einer Cloud-Instanz oder einer neuen Version einer Anwendung. ITIL, ISO20000, PMP, Prince2 sowie andere Methoden und Standards schreiben den Prozess vor, um die Genehmigung zu erhalten und Änderungen an einem Projekt oder einer Betriebsumgebung vorzunehmen.
Change Management
Änderungsmanagement ist häufig erforderlich, um das Überleben oder die Geschäftsrelevanz sicherzustellen. Die Kombination des Änderungsmanagements mit dem Management der Projektarbeit bietet das beste Potenzial, um neue Ergebnisse und Funktionen zu liefern, die Änderung erfolgreich einzubetten und die erforderlichen Vorteile zu erzielen. Der Änderungsmanagementprozess verbindet Strategie mit Ausführung und Bereitstellung mit Betrieb und der endgültigen Realisierung der erwarteten Vorteile.
Kurt Lewin entwickelte ein Änderungsmodell mit drei Schritten: Auftauen, Ändern und Wiedergefrieren. Für Lewin bedeutet der Veränderungsprozess, die Wahrnehmung zu schaffen, dass eine Veränderung erforderlich ist, sich dann auf die neue, gewünschte Verhaltensebene zu bewegen und schließlich dieses neue Verhalten als Norm zu festigen.
OCM wird immer dann benötigt, wenn das Unternehmen ein Programm oder Ereignis durchführt, das den täglichen Betrieb unterbricht. Ein solches Unternehmen hat folgende Auswirkungen:
Der Arbeitsinhalt einzelner Jobs. Bei vielen Jobs müssen Einzelpersonen oder Gruppen Aufgaben wiederholt ausführen. Eine Buchhaltungsabteilung hat tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Aktivitäten. Mit der Zeit werden die meisten Menschen mit den bereitgestellten Werkzeugen und dem Rhythmus des Arbeitskalenders vertraut. Selbst einfache Änderungen können den Workflow stören und die Mitarbeiter beunruhigen.
Die Rollen einzelner Mitarbeiter. Viele Menschen betrachten ihren Wert für das Unternehmen als einen guten technischen Architekten, Programmierer oder Sicherheitsspezialisten. Wenn sie gebeten werden, eine andere Rolle zu übernehmen, können sie sich sehr unwohl fühlen. Menschen mit hervorragenden technischen Fähigkeiten haben oft Schwierigkeiten, Manager zu werden. Anstatt alle Aufgaben auszuführen, müssen sie lernen, durch andere Menschen zu arbeiten. Sobald sie nicht mehr für die Fähigkeiten belohnt werden, die sie erfolgreich gemacht haben, können Mitarbeiter ihren Zweck in Frage stellen.
Die Organisation selbst. Führungsteams diskutieren monatelang über wichtige Änderungen, bevor sie endgültige Entscheidungen treffen. So kann jedes Mitglied ein tieferes Verständnis für die Auswirkungen der Änderung auf das Unternehmen gewinnen. Auch wenn sie mit der endgültigen Entscheidung nicht einverstanden sind, haben sie Zeit zu entscheiden, ob sie die neue Richtung akzeptieren oder anmutig abreisen. Personen mit niedrigerer Hierarchie haben selten Zeit, größere Änderungen zu verarbeiten. Führungskräfte möchten nicht, dass sich Mitarbeiter über Ereignisse Gedanken machen, die möglicherweise nie eintreten, bis klar ist, dass die Änderung stattfinden wird. Darüber hinaus verbietet eine strengere Durchsetzung des Insiderhandels den Führungskräften, Informationen über bevorstehende Fusionen, Übernahmen oder Veräußerungen auszutauschen. Daher haben Personen, die nicht Teil des Führungsteams sind, viel weniger Zeit, sich auf die geplante Änderung vorzubereiten, und können sich entscheiden, während der Änderung zu gehen, was das Änderungsmanagement erschwert.
Das Änderungsmanagement verringert das Risiko, dass ein neues System oder eine andere Änderung vom Unternehmen abgelehnt wird. OCM (Organizational Change Management) allein reduziert weder Kosten noch steigert es den Umsatz. Stattdessen erhöht sich die Teamarbeit, die für das Unternehmen erforderlich ist, um die Änderung zu akzeptieren und effizienter zu arbeiten.
Organisations-Change-Management-Programme erfordern mehrere Dinge, um erfolgreich zu sein:
Der richtige Executive Sponsor. Sponsoring ist entscheidend. Der OCM-Sponsor ist dafür verantwortlich, den Fall für Änderungen zu entwickeln und die erforderlichen OCM-Ressourcen zu erhalten. Dafür benötigt der Sponsor die Unterstützung des CEO, um deutlich zu machen, dass der Aufwand wichtig ist.
Der Sponsor muss die Gründe für Veränderungen klar genug verstehen und eine ausführliche Diskussion über die Herausforderungen führen, die die Notwendigkeit einer anderen Arbeitsweise geschaffen haben. Sie sollte zuversichtlich genug sein, Skeptiker zu konfrontieren, und nah genug an den Details sein, um den gewählten Ansatz und die Gründe für die Ablehnung der Alternativen zu rechtfertigen.
Der Sponsor muss die Auswirkungen auf das Personal verstehen. Gute Sponsoren sind besorgt über die Menschen, die von der Änderung betroffen sein werden. Diese Sponsoren kommunizieren ehrlich und behandeln alle fair und respektvoll. Anstatt nur die Fakten zu erzählen, nehmen sie sich Zeit, um den Menschen zuzuhören und sich in die Menschen hineinzuversetzen, die die neue Arbeitsweise nicht mögen. Wenn Personen gekündigt oder neu zugewiesen werden sollen, sollten Sponsoren wissen, wann dies geschehen wird und wie alle behandelt werden. Sie erklären, warum die Änderung notwendig war, und tun, was sie können, um den Übergang für Personen zu erleichtern, deren Arbeitsplätze verändert werden. Die besten Sponsoren helfen jedem, der einen Job verliert, die nächste Gelegenheit zu finden
Kulturelle Anpassungs- und Veränderungsbereitschaft. Alle Organisationen widersetzen sich bis zu einem gewissen Grad Veränderungen, aber diejenigen, die dem Sprichwort “Wenn es nicht kaputt ist, reparieren Sie es nicht” folgen, benötigen häufig einen großen Weckruf, um sich anders zu verhalten. Die öffentliche Enthüllung von Vorwürfen wegen sexuellen Fehlverhaltens gegen Harvey Weinstein ist ein dramatisches Beispiel für einen Aufruf zur Lösung eines langjährigen Problems. Eine Reihe von Unternehmen, die wenig getan hatten, um sexuelle Belästigung zu stoppen, ergriffen plötzlich Maßnahmen.
Erfahrene Change-Management-Teams nutzen die emotionale Energie des Unternehmens. Sie verwenden Unternehmensgeschichten, Sprache und Verhalten, um diejenigen Teile der aktuellen Kultur hervorzuheben, die auf die geplante Änderung ausgerichtet sind. Diese Teams feiern Verhaltensweisen, die sie fördern möchten, indem sie Personen, die diese Verhaltensweisen zeigen, öffentlich anerkennen. Change Management-Teams nutzen jede Gelegenheit, um die Art und Weise zu stärken, wie die Änderung dem Unternehmen hilft.
Individuelle Veränderungsbereitschaft. Der Einzelne muss bereit sein, neue Informationen zu untersuchen und neue Verhaltensweisen und Ansätze anzunehmen. Da die meisten Menschen den Status Quo bevorzugen, kann dies schwierig sein. In der Regel akzeptieren die meisten Menschen nur Änderungen, die sinnvoll sind und ihren Arbeitsinhalt oder ihre Arbeitsumgebung verbessern.
Belohnungen und Konsequenzen. Wichtige Änderungen müssen durch Belohnungen und Konsequenzen verstärkt werden. Individuelle Leistungspläne mit spezifischen, messbaren Ergebnissen müssen den gewünschten zukünftigen Zustand verstärken. Personen, die ihre Ziele erreichen, müssen angemessen belohnt werden und diejenigen, die keine Konsequenzen haben müssen.
Ein Beratungsunternehmen, das eine breitere Marktanerkennung wünschte, ermutigte alle Partner, auf Branchenkonferenzen zu sprechen und für Branchenpublikationen zu schreiben. Mehrere Partner wurden bei beiden sehr erfolgreich. Während ihre Artikel und Vorträge neues Geschäft generierten, gingen die Kundeneinnahmen, die jeder Partner verwaltete, tatsächlich zurück. Als der Vergütungsplan sie nicht ausreichend belohnte, damit die zusätzlichen festen Einnahmen ihre gesunkenen Kundeneinnahmen ausgleichen konnten, waren sie sehr unglücklich. Das Führungsteam des Unternehmens musste den Vergütungsplan schnell anpassen, um zu verhindern, dass die Partner das Unternehmen verlassen.
Change Management
Organisatorische Veränderungen werden durch Projekte, Programme und Portfolios in Unternehmensumgebungen eingeführt, um geschäftlichen Nutzen zu erzielen. Dies ist jedoch nur der Anfang des Prozesses, Veränderungen einzubetten und sie zum neuen Normalzustand für die Organisation zu machen.
Erfolgreiches Änderungsmanagement erfordert Verhaltensänderungen, daher liegt ein erheblicher Fokus auf Menschen, Kultur und Verhaltensweisen, die erforderlich sind, um:
- die Organisation vorbereiten,
- demonstrieren die Veränderung,
- Buy-In fördern,
- Betten Sie neue Verhaltensnormen und Erwartungen in die veränderten Bedingungen ein.
Das Management organisatorischer Veränderungen beginnt und endet bei den beteiligten Personen und erfordert ein Verständnis für Widerstand, organisatorische Verteidigungsroutinen, durchdringende Kulturen und die Einbeziehungsprozesse, die erforderlich sind, um Menschen mitzubringen.
Um sicherzustellen, dass durch Initiativen zur organisatorischen Veränderung Wert geschaffen und erhalten wird, müssen die Vorteile über den gesamten Investitionslebenszyklus verwaltet werden.
Es ist wichtig, die Änderungskontrolle von der breiteren Disziplin des Änderungsmanagements zu unterscheiden. Change Management ist ein strukturierter Ansatz, um eine Organisation von einem aktuellen Status in einen zukünftigen gewünschten Status zu versetzen. Die Änderungskontrolle ist eine Teilmenge des gesamten Änderungsmanagements und es ist nützlich, die Sprache nicht zu verwechseln.
