Die Projektinitialisierung ist die Startphase des ERP-Projekts. Die Hauptaufgaben in dieser Phase umfassen: Festlegen des detaillierten Umfangs der Projektimplementierung, Definieren der zu erreichenden Arbeitsergebnisse, Bewerten der Hauptrisiken im Implementierungsprozess und Erstellen des Zeit-, Kosten und Budgetplans. Führen Sie Bedarfsinterviews in den Fachbereichen des Unternehmen durch, um die Bedürfnisse der Anwender zu verstehen. Es ist sicherzustellen, dass die spezifischen Bedürfnisse und der detaillierte Umfang der Systemimplementierung – im Idealfall im ERP-Auswahlprozess – festgelegt wurde.

• Erstellung Projektsteckbrief
• Definition der Projektphasen
• Zeitplan (Phasenplan) + Meilensteine
• Die Projektorganisation (inkl. Aufgaben und Besetzung)
• Erwartungen an die Projektbeteiligten + Projektspielregeln
• Festlegen des detaillierten Projektumfangs
• Bewertung der Hauptrisiken der Implementierung
• Erstellen eines Kosten- und Budgetplans

Eine Besonderheit bei ERP-Projekten ist, dass das Projektteam i.d.R. aus verschiedenen Organisationen besteht. Daher beginnt der Implementierungsprozess nach der finalen Entscheidung für ein ERP-System mit dem gemeinsamen Ausarbeiten des Projektplans durch die beiden Projektleiter.

Die Projektorganisation sieht meist wie folgt aus:

Es bietet sich grundsätzlich an, die Kick-Off Veranstaltung als Workshop und nicht als (einseitigen) Vortrag zu gestallten. Workshop-Themen können beispielsweise ein gemeinsam erarbeitetes Big Picture zum ERP-Projekt, die Definition von Projektspielregeln, Verteilung weiterer Zuständigkeiten, wie Projektmarketing, Organisation usw. Unterschätzt wird häufig der Erfolgsfaktor Mensch!

Motivation über den Projektverlauf:

Von Projektbeginn an ist bekannt, dass sich das Projektteam nicht permanent in Euphorie befindet. Ein IT-Kollege, der über Jahre hinweg Herzblut in die Entwicklung einer Software gesteckt hat, ist verständlicherweise nicht unbedingt Motiviert, wenn “seine” Welt in wenigen Monaten ausgetauscht wird. Auch einige subjektiv als essenziell bewertete Anforderungen werden ggf. nicht zum Go Live-Termin umgesetzt sein, was einen Key-User unter Umständen demotivieren kann. Die Motivation im Projektzyklus ist keinesfalls linear steigend. Teilen Sie das dem Projektteam offen mit.

Die Prozessworkshops sind nicht mit den Präsentationsterminen aus der Vorprojektphase “ERP-Auswahlprozess” oder den detaillierten Organisations-/Konzeptionsworkshops (4. Phase der ERP-Implementierung “Konzeption”) zu verwechseln. Ziel dieser Prozessworkshops ist es, ein einheitliches und konkretes Verständnis der Kernprozesse Ihres Unternehmens zwischen dem ERP-Beratungsteam und Ihren Key-Usern zu schaffen. Durch das Kennenlernen auf dieser “hohen” Abstraktionsebene können bereichsübergreifende Prozesse (End-to-End-Prozesse) ganzheitlich betrachtet werden, um anschließend Optimierungspotenzial umzusetzen und Branchenerfahrungen einfließen zu lassen.

Ein ERP-Projekt ist ein Organisationsprojekt und kein bloßes Investitionsthema!

Bei der Durchführung der Prozessworkshops sollte unbedingt die Dokumentation Ihrer individuellen Prozesse berücksichtigt werden. Die Prozesse sind zwar nicht final, jedoch sind sie die Grundlage für jede weitere Phase. Haben Sie bereits eigene Prozessmodelle, sollten diese natürlich verwendet werden. Es bietet sich jedoch an, branchentypische Referenzmodelle – wenn vorhanden vom ERP-Anbieter, gerne auch von uns – zu verwenden, da diese bereits auf den Standard Funktionsumfang der ERP-Systeme ausgerichtet sind. So werden Individualisierungen in der Programmierung möglichst minimiert, Komplexität reduziert und Kosten eingespart.

Referenzmodelle vereinfachen die Modellierung von spezifischen Unternehmensprozessen und geben einen branchentypischen Ausgangspunkt. Darüber hinaus dienen sie als idealer Vergleich zu typischen Abläufen. Gerade sehr schnell gewachsene Organisationen – organisch wie auch anorganisch – haben häufig stark individuelle, nicht selten ineffiziente Prozesse. Neben der Dokumentation der Abläufe können die Prozessmodelle die Grundlage der ISO-Zertifizierung darstellen.

Vorteile durch die Verwendung von Referenzmodellen (z.B. nach BPMN 2.0):

• Abbildung branchentypischer ERP-Standard-naher Geschäftsprozesse
• Grundlage für die Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse
• Vorbereitung und Struktur für bevorstehende Konzeptions-/Organisationsworkshops
• Fokussierung Ihrer Prozesse, nicht der einzelnen Funktionalitäten
• Reduzierung von Rückfragen aus der ERP-Beratung durch die Prozessvisualisierung (Einbindung der Prozesse in die Konzeptpapiere)
• Reduzierung von Rückfragen in der ERP-Entwicklung
• Grundlage für Durchlauftests / Integrationstests
• Grundlage für Anwenderdokumentationen
• schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Diese Projektphase dient zur Ausbildung des Projektteams, um die ERP Standardprozesse, also die grundlegenden Abläufe und Zusammenhänge des Systems, kennenzulernen. Eine gute Vorbereitung ist elementar für eine anschließende effiziente Organisations-/Konzeptionsphase. Nur, wer die Standardfunktionalitäten kennt, ist in der Lage, individuelle Zusatzanforderungen zu definieren. Eine nicht ausreichend durchgeführte Qualifizierungsphase geht zu Lasten von Effizienz und Budget in den Folgephasen – nicht erlerntes Wissen ist zu einem späteren Zeitpunkt mühsam aufzubauen. Ein oft unterschätztes Risiko ist daher, dass der Wissensaufbau nicht in geplanter Form funktioniert. Einerseits hat diese Phase eine durchaus große Ähnlichkeit zur Schule/Universität (zu der bekanntlich nicht jeder Schüler/Student motiviert war), andererseits sind die Schulungen neben dem ggf. ausgelastetem Tagesgeschäft durchzuführen. Zudem finden Seminare bei einigen ERP-Anbietern in einer “fremden”, fiktiven Schulungsumgebung statt. Einen Teil dieser Risiken kann man jedoch sehr gut entgegenwirken.

Die ERP-Schulungen finden i.d.R. als Standard-Schulungen in einer Academy/Education/Seminar-Abteilung des ERP-Anbieters, bei Ihnen vor Ort im Unternehmen oder als Online-Schulung (remote) statt. Ggf. gibt es die Möglichkeit begleitend zu den Schulungen online-Kurse (interaktive Videos) zu erhalten. Häufig sind die ERP-Schulungen in unterschiedliche Kompetenzbereiche unterteilt:

• Basis-Schulungen
• Vertiefungsschulungen
• Expertenschulungen

Basis-Schulungen sollte zwingend jeder Key-User besuchen. Diese ERP-Schulungen beinhalten insbesondere Look & Feel des ERP-Systems sowie das grundlegende Wissen der Kernprozesse (Einkauf, Verkauf, Materialwirtschaft, Produktion & Disposition, Finanzwirtschaft etc.).

Erst nachdem die Vorbereitungen auf die Organisations-/Konzeptionsphase erfolgreich abgeschlossen sind, sollte mit den Organisationsworkshops begonnen werden. Das bedeutet, Ihr ERP-Projektteam – sowohl auf Ihrer Seite als auch auf Seiten des ERP-Anbieters – verwendet dieselben Vokabeln. Das gemeinsame Verständnis Ihrer Prozesse (Thema im Prozessworkshop) sowie das Wissen der Standardanwendung (Thema in der Qualifizierungsphase) sind die gemeinsame Basis für die Organisation/Konzeption. Ist Ihr Unternehmen ERP-Ready? – Das stellt sich jetzt heraus!

Branchenspezifische ERP-Systeme bilden mit ihrem Standardfunktionsumfang zwischen 60% und 90% der Kundenanforderungen ab. Darüber hinaus liegende Anforderungen werden zunächst konzeptionell dokumentiert, bevor sie nach Beauftragung entwickelt werden. Der primäre Output dieser ERP-Phase ist ein bzw. mehrere Konzeptpapiere, aus denen Ihre Soll-Prozesse hervor gehen. Innerhalb dieser Konzepte sind einzelne Arbeitspakete (bei manchen ERP-Anbietern auch einzelne Pflichtenhefte) beschrieben, die nach entsprechender Priorisierung durch den Auftraggeber innerhalb der Konfigurationsphase programmiert werden.

Setzen Sie bei der Implementierung des neuen ERP-Systems den Fokus auf so wenig Individualisierungen wir nur möglich! Jede einzelne Anpassung durchläuft folgenden Prozess: Diskussion im Workshop, Ausformulierung der Anforderungsbeschreibung, fachlichen Prüfung, ggf. konzeptionelle Überarbeitung, Machbarkeitsprüfung und Aufwandsschätzung durch die Anwendungsentwicklung, Freigabe durch den Auftraggeber, Umsetzung sowie Qualitätsprüfung, Übergabe an das Projektteam, Prüfung und Freigabe durch den Key-User. Rundum ist dies sehr viel Zeit für Individualisierungen, die den wirklich relevanten Themen fehlen wird.

Um das ERP-Projekt dahingehend möglichst effektiv und effizient zu gestalten, betrachten Sie Individualisierungen möglichst objektiv und priorisieren Sie diese:

1. 1. funktionale Anforderungen mit Priorität 1 = Go Live-relevant; werden direkt in den Workshops ausformuliert.
   2. funktionale Anforderungen mit Priorität 2 = nicht zwingend Go Live-relevant, ggf. “Workaround” vorhanden; werden in den Workshops ausformuliert, um die Umsetzung bei Konzeptfreigabe kurzfristig einzubeziehen.
   3. funktionale Anforderungen mit Priorität 3 = nicht Go Live-relevant; werden in den Workshops ausschließlich als Grobkonzept formuliert, um den Zusammenhang und die Idee festzuhalten.

Seien Sie sich insbesondere in dieser Projektphase bewusst: Eine ERP Implementierung ist ein Organisationsprojekt! In der Detailanalyse trifft Ihre Expertise und Ihre (ggf. historisch bedingt definierten) Prozesse, die Sie vom Wettbewerb unterscheidet (Ihr USP!), auf die Erfahrung des ERP-Teams.

In den Workshops wird konstruktiv diskutiert, ob gewisse “Altlasten”, die scheinbar in der Vergangenheit so essenziell waren, weiterhin tatsächlich benötigt werden. Orientieren Sie sich an Prozessen, nicht an einzelnen Funktionalitäten! Es steht außer Frage und ist indiskutabel, dass gewisse Funktionen benötigt werden. Betrachtet werden sollte grundsätzlich ein gesamtheitlicher Prozess, aus dem die einzelnen Funktionen und deren Konzeption abgeleitet wird. Die bloße Aneinanderreihung von Funktionalitäten oder gar das “Runterprogrammieren” eines Lastenhefts ist dringend abzuraten. Folgen Sie innerhalb der Organisations-/Konzeptionsworkshops Ihren Kernprozessen (gerne Unterstützen wir bei der Erstellung Ihrer Prozesse anhand unserer branchenspezifischen Referenzmodelle).

• Nachbau der alten ERP-Welt (Legacy-Software).
• Subjektive Priorisierung von Anforderungen, z.B. durch einzelne Key-User.
• Gemäß dem Motto “der Hunger kommt beim Essen” wird in dieser Phase häufig beobachtet, dass das Projektteam sich in (auch wichtigen) Details verliert und umfangreiche Lösungen konzeptioniert. Verlieren Sie nicht den Überblick und orientieren Sie sich an den definierten Prozessen.
• Fehl-Priorisierung bei Anpassungen/Individualisierungen.
• Keine Entscheidungsbefugnis im Key-User-Team.

Der Erfolg oder Misserfolg der ERP-Implementierung hängt sehr eng mit der Qualität des Projektmanagements in der Organisationsphase und der anschließenden Konfigurationsphase zusammen. Die Hauptinhalte des Projektmanagements während dieser Phasen umfassen insbesondere:

• Realisierung des Projektplans: führen Sie die tägliche Arbeit gemäß dem festgelegten Projektplan durch und lösen Sie rechtzeitig verschiedene Personal-, Abteilungskoordinierungs-, Personalkommunikations-, technische Support- und andere Probleme, die während des Umsetzungsprozesses auftreten.
• Zeit- und Kostenkontrolle: Kontrollieren Sie die Zeit und die Kosten des Projekts entsprechend dem tatsächlichen Fortschritt der Implementierung. Vergleichen Sie diese mit den ursprünglichen Planwerten und ergreifen Sie rechtzeitig Maßnahmen, wenn der Zeit- oder Kostenplan überschritten wird.
• Dokumentation der ERP-Implementierung: Dokumentieren und verwalten Sie den Implementierungsprozess vollständig. Wichtige Dokumente müssen dem Lenkungsausschuss und allen relevanten Projektmitarbeitern vorgelegt werden.
• Projektstatusbericht: In Form eines Projektstatusbereichts werden alle Projektmitarbeiter regelmäßig über den Fortschritt des Projekts, die durchgeführten Arbeiten und die Probleme informiert.
• Regelmäßige Projektbesprechungen: Führen Sie regelmäßig Projektstatusbesprechungen durch, an denen die Projektbeteiligten teilnehmen, um anstehende Arbeiten und aufgetretene Probleme zu koordinieren und zu lösen.
• Besprechungsprotokolle: Bereiten Sie Besprechungsprotokolle für alle regulären Projektbesprechungen vor, dokumentieren Sie die während der Besprechung getroffenen Entscheidungen oder die Ergebnisse von Diskussionen und verteilen Sie diese an die Teilnehmer und die relevanten Projektbeteiligten.

Es weiteres Thema, welches in dieser Projektphase essenzielle Bedeutung hat, jedoch häufig vernachlässigt wird, sind Leistungsstörungen, Claimmanagement und Change Requests. Die Organisations-/Konzeptionsphase befasst sich intensiv mit den Geschäftsprozessen und dem zukünftigen ERP-Produkt. Sämtliche Definitionen werden in dieser Projektphase dokumentiert, fachlich geprüft und vom Auftraggeber freigegeben. Mit Freigabe der Konzepte steht ein Budget für eben diese freigegebenen Funktionsanpassungen, welche in der Konfigurationsphase umgesetzt werden, zur Verfügung. Das bedeutet konkret: Sie können Leistungsstörungen nur geltend machen, wenn etwas anderes oder fehlerhaftes als im Konzept beschrieben umgesetzt wurde. Daher prüfen Sie unbedingt bei jedem Arbeitspaket / Pflichtenheft, ob das Geschriebene dem Gewollten entspricht. Neue notwendige Anpassungen, die im Nachgang (z.B. in der Konfigurationsphase) auffallen, werden als Change Request beschrieben und sind mit einem zusätzlichen Budget freizugeben.

Während die Qualifizierungsphase entweder in einer separaten, explizit für Sie zur Verfügung gestellten Schulungsumgebung stattfindet, wird die Organisation/Konzeption in einer Demo-Umgebung durchgeführt. Hintergrund ist, dass Schulungen mit gut verständlichen und vorbereiteten Schulungsdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel usw.) durchgeführt werden. Der Wissensstand zu Ihrer Organisation ist nun höher und das Verständnis Ihrer Prozesse und dem ERP-Standardumfang erst jetzt in dem Maße gegeben, dass Ihre eigenen Daten verwendet werden können. Nach den Standardschulungen in der Qualifizierungsphase liegt die Konzentration jetzt auf Ihren Prozessen.

Die Programmierung Ihres Systems durch den ERP-Hersteller findet in einer isolierten Entwicklungsumgebung statt. Sobald die ERP-Anbieter-interne QS erfolgreich durchlaufen wurde, werden Modifikationen zum Testen durch die Key-User an die Demo-Umgebung übergeben. Erst nachdem Funktionalitäten dort durch die Key-User getestet und freigegeben wurden, erfolgt die Übergabe an das finale Echt-System.

Angesichts der umfangreichen Funktionalitäten, die das ERP-System einem Unternehmen bereitstellt, ist eine weitere wichtige Aufgabe die Qualitätssicherung vor dem Go Live. Aufgrund der essenziellen Bedeutung geben wir des Thema “ganzheitliche QS” bewusst eine eigene Phase. Diese Testphase (Schritt 6 im ERP-Implementierungsprozess) umfasst die Qualitätssicherung des gesamten Systems bzw. der gesamten Prozessabläufe.

Bereits innerhalb der Customizing-/Konfigurationsphase werden folgende Tests durchgeführt, diese betrachten jedoch einen isolierten Prozessabschnitt oder sogar lediglich einzelne Funktionen.

• Funktionstest
  QS / Testing einzelner Funktionen. Dieser Test kann direkt nach der Auslieferung einzelner Funktionen durchgeführt werden.
• Integrationstest
  Prüft, ob der erforderliche Datenaustausch innerhalb des Systems und zu anderen Systemen den Anforderungen entspricht. Die Prüfung kann nach Fertigstellung der Schnittstellen erfolgen.
• Leistungstest
  Dieser Test stellt sicher, dass die erforderliche Datenmenge (Verarbeitungslast) verarbeitet werden kann.

Die Rückmeldungen dieser Tests fließen zur kurzfristigen Nacharbeit zurück an den ERP-Hersteller. Neben den genannten QS-Maßnahmen können weitere, gezielte Tests (z.B. Komponententests, Regressionstests, Sicherheitstests usw.) bereits in der Konfigurationsphase durchgeführt werden. Diese sehen wir jedoch im Rahmen der ganzheitlichen Qualitätssicherung (Phase 6).

Die Endanwender-Schulungen sollten sich an der Qualifizierungsphase orientieren und teilen sich i.d.R. nach Fachbereichen oder Prozessen auf, so. z.B.:

• Look & Feel
• Einkauf
• Verkauf
• Produktion & Disposition
• Projektmanagement
• Service
• usw.

Nach mehrfachen Prozessdurchläufen, Echtstart-Simulationen und Endanwenderschulungen sind die Rahmenbedingungen für einen sicheren Echtstart erfüllt.

Neben der Echtstartbegleitung ist der formale Projektabschluss Teil der Go Live-Phase und der Abschluss des gesamten ERP-Implementierungsprojekts. Das heißt nicht, dass alle zuvor definierten Anforderungen umgesetzt sein müssen, der Fokus liegt auf den Echtstart-relevanten. Offene Themen (wie beispielsweise niedrig priorisierte Anforderungen) können für ein kleines Folgeprojekt terminiert werden. Es bietet sich ebenfalls an, ein Dienstleistungskontingent zu vereinbaren, welches für kurzfristige Beratungs- und Konfigurationsthemen verwendet werden kann.

Vor dem offiziellen Projektabschluss stehen in dieser letzten Phase noch wichtige Projektmanagementarbeiten an:

• Zielerreichung Projekterfolg
  Überprüfen und bewerten Sie die Ergebnisse der Projektimplementierung basierend auf den anfänglichen Erwartungen und Zielen des Projekts.
• Projektzusammenfassung / Projektabschlussbericht
  Überprüfen und fassen Sie den Projektimplementierungsprozess und die Implementierungsergebnisse zusammen.
• Führen Sie einen Lessons Learned durch
  Tauschen Sie Erfahrungen und Lehren aus dem Implementierungsprozess für weitere Projekte aus.
• Formeller Projektabschluss
  Das ERP-System befindet sich im Live-Betrieb.