Was ist IPMA?

Die International Project Management Association (IPMA) führt eine eigene Projektmanagement-Methode sowie ein Zertifizierungsschema, welche in der Baseline für individuelle Kompetenzen definiert sind. In diesem Handbuch werden 29 „Kompetenzelemente“ beschrieben, die einen kompetenten Projektmanager ausmachen.

Die Kompetenzelemente sind in drei Unterkategorien unterteilt:

PERSPECTIVE
PEOPLE
PRACTICE

Die Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) ist die in Deutschland zuständige Organisation unter der IPMA.

Wir sollten uns mit großen Problemen beschäftigen, solange sie noch klein sind.

Jadwiga Rutkowska

Kompetenzelement PERSPECTIVE

1. Strategie

Dieses Kompetenzelement beschreibt, wie die Unternehmensstrategie mithilfe von Projekten in überschaubare Elemente umgewandelt wird. Die wichtigsten Kompetenzindikatoren sind:
Richten Sie sich an der organisatorischen Mission und Vision aus
Möglichkeiten zur Beeinflussung der Organisationsstrategie identifizieren und nutzen
Entwickeln und gewährleisten Sie die fortdauernde Gültigkeit der geschäftlichen / organisatorischen Begründung
Bestimmen, bewerten und überprüfen Sie kritische Erfolgsfaktoren
Ermittlung, Bewertung und Überprüfung der wichtigsten Leistungsindikatorendas Projekt

2. Governance, Strukturen und Prozesse

Der Projektmanager muss die Unternehmensstruktur, die Systeme und Prozesse, die das Projekt unterstützen, genau kennen. Die wichtigsten Kompetenzindikatoren sind:
Kennen Sie die Prinzipien des Projektmanagements und die Art und Weise, wie sie umgesetzt werden
Kennen und wenden Sie die Prinzipien des Programmmanagements und die Art und Weise ihrer Umsetzung an
Kennen und wenden Sie die Prinzipien des Portfoliomanagements und die Art und Weise ihrer Umsetzung an
Unterstützende Funktionen
Richten Sie das Projekt an den Prozessen und Funktionen der Personalabteilung aus
Richten Sie das Projekt an Finanz- und Kontrollprozessen und -funktionen aus.

3. Compliance, Standards und Vorschriften

Der Projektmanager muss die Einschränkungen in einem bestimmten Land, Unternehmen oder einer bestimmten Branche interpretieren und ausgleichen.
Identifizieren Sie und stellen Sie sicher, dass das Projekt allen relevanten Gesetzen entspricht
Identifizieren und stellen Sie sicher, dass das Projekt allen relevanten Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltvorschriften (HSSE) entspricht.
Identifizieren und stellen Sie sicher, dass das Projekt allen relevanten Verhaltenskodizes und professionellen Vorschriften entspricht
Identifizieren und stellen Sie sicher, dass das Projekt den relevanten Nachhaltigkeitsprinzipien und -zielen entspricht
Bewerten, verwenden und entwickeln Sie professionelle Standards und Tools für das Projekt
Bewertung, Benchmarking und Verbesserung der organisatorischen Projektmanagementkompetenz

4. Macht und Interesse

Der Einzelne muss die informellen persönlichen und Gruppeninteressen sowie die daraus resultierende Politik und den Einsatz von Macht erkennen und verstehen. Es gibt drei Schlüsselkompetenzindikatoren:
Bewerten Sie die persönlichen Ambitionen und Interessen anderer und die möglichen Auswirkungen dieser auf das Projekt
Bewerten Sie den informellen Einfluss von Einzelpersonen und Gruppen und seine möglichen Auswirkungen auf das Projekt
Bewerten Sie die Persönlichkeiten und Arbeitsstile anderer und setzen Sie sie zum Nutzen des Projekts ein

5. Kultur und Werte

Projektmanager müssen sich der Unternehmenskultur und der Unternehmenswerte sowie der Gesellschaft im weiteren Sinne bewusst sein, in der das Projekt tätig ist. Die wichtigsten Kompetenzindikatoren sind:
– Bewerten Sie die Kultur und Werte der Gesellschaft und ihre Auswirkungen auf das Projekt
– Richten Sie das Projekt an der formalen Kultur und den Unternehmenswerten der Organisation aus
– Bewerten Sie die informelle Kultur und die Werte der Organisation und ihre Auswirkungen auf das Projekt

Kompetenzelement PEOPLE

1. Selbstreflexion und Selbstmanagement

Sich seiner Gefühle und Werte bewusst zu sein und darüber nachzudenken, leitet unsere Entscheidungsfindung. Kompetente Projektmanager sind sich ihrer primären Reaktionen bewusst und offen für die Möglichkeit, ihr Verhalten zu ändern und zu verbessern. Die wichtigsten Kompetenzelemente sind:
– Identifizieren und reflektieren Sie, wie sich eigene Werte und Erfahrungen auf die Arbeit auswirken
– Bauen Sie Ihr Selbstvertrauen auf der Grundlage persönlicher Stärken und Schwächen auf
– Identifizieren und reflektieren Sie persönliche Motivationen, um persönliche Ziele zu setzen und den Fokus zu behalten
– Organisieren Sie persönliche Arbeit je nach Situation und eigenen Ressourcen
– Übernehmen Sie Verantwortung für persönliches Lernen und Entwicklung

2. Persönliche Integrität und Zuverlässigkeit

Eine Person muss in Übereinstimmung mit ihren eigenen moralischen und ethischen Werten und Prinzipien handeln, was ein konsequentes Verhalten bei Projektmanagemententscheidungen fördert. Es unterstützt ein vertrauensvolles Umfeld, in dem sich andere sicher und zuversichtlich fühlen. Die wichtigsten Kompetenzelemente sind:
– Anerkennung und Anwendung ethischer Werte bei allen Entscheidungen und Handlungen
– Förderung der Nachhaltigkeit von Ergebnissen und Ergebnissen
– Übernehmen Sie Verantwortung für eigene Entscheidungen und Handlungen
– Handeln, Entscheidungen treffen und konsequent kommunizieren
– Erledige Aufgaben gründlich, um Vertrauen bei anderen aufzubauen

3. Persönliche Kommunikation

Effektive Kommunikation ist für ein starkes Projektmanagement unerlässlich. Der Inhalt jeder Kommunikation sowie die Mittel (Tonfall, Kanal und Informationsmenge) müssen klar und für die Zielgruppe angemessen sein. Formale Kommunikation wie Präsentationen, Besprechungen, schriftliche Formulare usw. muss entsprechend ihrem Wert und ihren Einschränkungen verwendet werden.
– Stellen Sie anderen klare und strukturierte Informationen zur Verfügung und überprüfen Sie deren Verständnis
– Erleichterung und Förderung der offenen Kommunikation
– Wählen Sie Kommunikationsstile und -kanäle, um den Anforderungen des Publikums, der Situation und der Managementebene gerecht zu werden
– Kommunizieren Sie effektiv mit virtuellen Teams
– Setzen Sie gegebenenfalls Humor und Perspektive ein

4. Beziehungen und Engagement

Die Qualität der Beziehungen ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Sowohl Eins-zu-Eins-Beziehungen als auch ein Beziehungsnetzwerk sind wichtige Kompetenzelemente, die zu einer hohen Leistung führen. Starke Beziehungen ermöglichen ein einfacheres Engagement, Entscheidungsfindung und Führung.
– Initiieren und entwickeln Sie persönliche und berufliche Beziehungen
– Aufbau, Erleichterung und Beitrag zu sozialen Netzwerken
– Zeigen Sie Empathie durch Zuhören, Verstehen und Unterstützung
– Zeigen Sie Vertrauen und Respekt, indem Sie andere ermutigen, ihre Meinungen oder Bedenken mitzuteilen
– Teilen Sie Ihre eigenen Visionen und Ziele, um das Engagement und die Verpflichtung anderer zu gewinnen

5. Führung

Führung ist für den Projektmanager während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts wichtig. Es gibt viele verschiedene Führungsstile. Welche und wie sie umgesetzt werden, sind ein wichtiger Faktor für die Schritte zum Projekterfolg.
– Initiieren Sie Maßnahmen und bieten Sie proaktiv Hilfe und Rat an
– Übernehmen Sie Verantwortung und zeigen Sie Engagement
– Anleitung, Coaching und Mentoring, um die Arbeit von Einzelpersonen und Teams zu leiten und zu verbessern
– Üben Sie angemessene Macht und Einfluss auf andere aus, um die Ziele zu erreichen
– Entscheidungen treffen, durchsetzen und überprüfen

6. Zusammenarbeit

Projektteams führen die technische Arbeit des Projekts durch und erreichen die Projektziele. Sie umfassen oft mehrere Disziplinen und persönliche Erfahrungen. Um das Team zu führen, müssen die richtigen Teammitglieder ausgewählt, motiviert und die Werkzeuge für den Erfolg bereitgestellt werden.
– Wählen Sie das Team aus und bauen Sie es auf
– Förderung der Zusammenarbeit und Vernetzung zwischen Teammitgliedern
– Unterstützung, Erleichterung und Überprüfung der Entwicklung des Teams und seiner Mitglieder
– Stärken Sie Teams, indem Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegieren
– Erkennen Sie Fehler, um das Lernen aus Fehlern zu erleichtern

7. Konflikt und Krise

Konflikte können zwischen Projektteammitgliedern, Stakeholdern oder dem Projektmanager selbst auftreten. Wie mit diesen Konflikten umgegangen wird, kann zu positiven Ergebnissen oder signifikanten, langfristigen negativen Auswirkungen auf das Projekt führen. Der Projektmanager muss:
– Konflikte und Krisen antizipieren und möglicherweise verhindern
– Analysieren Sie die Ursachen und Folgen von Konflikten und Krisen und wählen Sie geeignete Antworten aus.
– Vermittlung und Lösung von Konflikten und Krisen und / oder deren Auswirkungen
– Identifizieren und teilen Sie das Lernen aus Konflikten und Krisen, um die zukünftige Praxis zu verbessern

8. Einfallsreichtum

Einfallsreichtum ist die Anwendung von Techniken und Denkweisen, um Alternativen zu finden und Probleme zu lösen. Es wird verwendet, wenn einzigartige Probleme, schwierige Situationen und Risiken auftreten. Einfallsreichtum motiviert das Projektteam, zusammenzuarbeiten, um eine praktikable Lösung für ein Problem zu entwickeln. Der Projektmanager muss:
– Stimulieren und unterstützen Sie ein offenes und kreatives Umfeld
– Wenden Sie konzeptionelles Denken an, um Situationen und Strategien zu definieren
– Wenden Sie Analysetechniken an, um Situationen, finanzielle und organisatorische Daten und Trends zu analysieren
– Fördern und wenden Sie kreative Techniken an, um Alternativen und Lösungen zu finden
– Förderung einer ganzheitlichen Sicht auf das Projekt und seinen Kontext, um die Entscheidungsfindung zu verbessern

9. Verhandlung

Fast alle Projekte erfordern Verhandlungen zwischen dem Projektteam und seinem Kunden, dem Projekt und seiner übergeordneten Organisation oder innerhalb des Projekts. Aus diesem Grund muss der Projektmanager mit den Verhandlungsstrategien und -taktiken vertraut sein.
– Identifizieren und analysieren Sie die Interessen aller an den Verhandlungen beteiligten Parteien
– Entwickeln und bewerten Sie Optionen und Alternativen mit dem Potenzial, die Bedürfnisse aller Parteien zu erfüllen
– Definieren Sie eine Verhandlungsstrategie im Einklang mit den eigenen Zielen, die für alle Beteiligten akzeptabel ist
– Erreichen Sie ausgehandelte Vereinbarungen mit anderen Parteien, die den eigenen Zielen entsprechen
– Erkennen und nutzen Sie zusätzliche Verkaufs- und Akquisitionsmöglichkeiten

10. Ergebnisorientierung

Der Projektmanager muss sich weiterhin auf das Endergebnis des Projekts konzentrieren. Alle Projektaktivitäten müssen dieses Endergebnis unterstützen, oder sie sollten nicht Teil des Projekts sein. Ebenso müssen alle Projektentscheidungen berücksichtigen, wie sie sich auf das endgültige Projektergebnis auswirken.
– Bewerten Sie alle Entscheidungen und Maßnahmen anhand ihrer Auswirkungen auf den Projekterfolg und die Ziele der Organisation
– Bedürfnisse und Mittel ausbalancieren, um Ergebnisse und Erfolg zu optimieren
– Schaffen und pflegen Sie ein gesundes, sicheres und produktives Arbeitsumfeld
– Das Projekt, seine Prozesse und Ergebnisse fördern und „verkaufen“
– Ergebnisse liefern und Akzeptanz erhalten

Kompetenzelement PEOPLE

1. Projekt-Design

Das Projektdesign beschreibt die Prozesse und Schritte, die das Projekt unternehmen wird, um seinen Erfolg sicherzustellen. Aspekte wie wahrgenommener Nutzen, Team- und Stakeholder-Kommunikation werden analysiert und geplant, um den Projekterfolg sicherzustellen. Der Entwurf oder die Gesamtarchitektur des Projekts wird entworfen und verwaltet. Das Projekt muss:
– Erfolgskriterien anerkennen, priorisieren und überprüfen
– Überprüfen, bewerben und tauschen Sie Lehren aus und mit anderen Projekten aus
– Bestimmen Sie die Komplexität und ihre Konsequenzen für den Ansatz
– Wählen Sie den gesamten Projektmanagementansatz aus und überprüfen Sie ihn
– Entwerfen Sie die Projektausführungsarchitektur

2. Anforderungen, Ziele und Nutzen

Diese Kompetenz befasst sich mit der Frage, warum das Projekt durchgeführt wird. Jedes Projekt produziert ein Produkt oder eine Dienstleistung, aber auf einer tieferen Ebene schaffen diese Produkte einen Nutzen für die Organisation. Der Projektmanager muss erkennen, was diese Vorteile sind, und versuchen, sie zu maximieren.
– Definieren und entwickeln Sie die Projektzielhierarchie
– Identifizieren und analysieren Sie die Bedürfnisse und Anforderungen der Projektbeteiligten
– Priorisieren und entscheiden Sie über Anforderungen und Akzeptanzkriterien

3. Umfang

Der Projektumfang ist eine der höchsten Quellen für Projektprobleme. Der Umfang definiert, was Teil des Projekts ist und was nicht, und wenn die Grenzen des Projekts nicht gut verstanden werden oder sich ohne genau definierte Parameter ändern, treten fast immer Probleme auf. Daher muss der Projektmanager den Projektumfang verstehen, definieren und verwalten.
– Definieren Sie die Projektergebnisse
– Strukturieren Sie den Projektumfang
– Definieren Sie die Arbeitspakete des Projekts
– Richten Sie die Bereichskonfiguration ein und pflegen Sie sie

4. Zeit

Dieses Kompetenzelement umfasst die Projektplanung, dh die Planung eines akzeptablen Zeitrahmens und die Sicherstellung, dass die Projektergebnisse innerhalb dieses Zeitrahmens erstellt werden. Das Projekt muss in Aufgaben unterteilt werden, und jede Aufgabe muss geschätzt werden, um ihre Dauer zu bestimmen. Während der Projektausführung werden Projektsteuerungsmechanismen implementiert, um den Projektmanager vor Situationen zu warnen, die hinter dem Zeitplan liegen, und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
– Legen Sie die Aktivitäten fest, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind
– Bestimmen Sie den Arbeitsaufwand und die Dauer der Aktivitäten
– Legen Sie den Zeitplan und den Bühnenansatz fest
– Sequenzieren Sie die Projektaktivitäten und erstellen Sie einen Zeitplan
– Überwachen Sie den Fortschritt anhand des Zeitplans und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor

5. Organisation und Information

Der Projektmanager muss die temporäre Projektorganisation definieren, implementieren und verwalten. Sie müssen auch die Projektdokumentation und -speicher, Berichtsstrukturen und Projektkommunikationsabläufe erstellen.
– Bewertung und Ermittlung der Bedürfnisse von Stakeholdern in Bezug auf Information und Dokumentation
– Definieren Sie die Struktur, Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts
– Aufbau von Infrastrukturen, Prozessen und Systemen für den Informationsfluss
– Implementierung, Überwachung und Pflege der Organisation des Projekts

6. Qualität

Qualität umfasst das gesamte Projekt von der Planung bis zum letzten Schliff. Bei Qualität geht es darum, sicherzustellen, dass die richtigen Spezifikationen festgelegt werden, und sicherzustellen, dass die Produkte gemäß diesen Spezifikationen hergestellt werden.
– Entwicklung und Überwachung der Umsetzung und Überarbeitung eines Qualitätsmanagementplans für das Projekt
– Überprüfen Sie das Projekt und seine Ergebnisse, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen des Qualitätsmanagementplans entsprechen
– Überprüfen Sie die Erreichung der Projektqualitätsziele und empfehlen Sie alle erforderlichen Korrektur- und / oder Vorbeugungsmaßnahmen
– Planen und organisieren Sie die Validierung der Projektergebnisse
– Stellen Sie die Qualität während des gesamten Projekts sicher

7. Finanzen

Der Projektmanager muss das Projekt während der Planungsphase schätzen und die finanziellen Ausgaben des Projekts während der Ausführungsphase kontrollieren. Darüber hinaus ist es für erfolgreiche Projektergebnisse äußerst wichtig, sicherzustellen, dass die finanziellen Ressourcen für den Abschluss des Projekts vorhanden sind.
– Schätzen Sie die Projektkosten
– Legen Sie das Projektbudget fest
– Sichere Projektfinanzierung
– Entwicklung, Einrichtung und Pflege eines Finanzmanagement- und Berichtssystems für das Projekt
– Überwachen Sie die Projektfinanzdaten, um Abweichungen vom Projektplan zu identifizieren und zu korrigieren

8. Ressourcen

Beim Definieren, Erwerben und Steuern von Ressourcen verbringt ein Projektmanager den größten Teil seines Tages. Zu den Ressourcen gehören Personen, Fachwissen, Einrichtungen, Ausrüstung, Materialien, Infrastruktur, Werkzeuge und andere Vermögenswerte, die zur Erfüllung der Projektaufgaben erforderlich sind. Der Projektmanager muss:
– Entwickeln Sie einen strategischen Ressourcenplan, um das Projekt umzusetzen
– Definieren Sie die Qualität und Quantität der benötigten Ressourcen
– Identifizieren Sie die potenziellen Ressourcenquellen und verhandeln Sie über deren Erwerb
– Zuweisen und Verteilen von Ressourcen gemäß dem definierten Bedarf
– Bewerten Sie die Ressourcennutzung und ergreifen Sie alle erforderlichen Korrekturmaßnahmen

9. Beschaffung

Die meisten Projekte müssen Waren, Dienstleistungen oder Ressourcen kaufen (beschaffen), um ihr Mandat zu erfüllen. Die Art der zu verwendenden Verträge, Rollen und Verantwortlichkeiten, Lieferantenauswahlprozesse und dergleichen sind der Kern des Fachwissens der Projektmanager. Der Projektmanager muss wissen, wie man:
– Vereinbaren Sie Beschaffungsbedürfnisse, -optionen und -prozesse
– Beitrag zur Bewertung und Auswahl von Lieferanten und Partnern
– Beitrag zur Aushandlung und Vereinbarung von Vertragsbedingungen, die die Projektziele erfüllen
– Überwachen Sie die Ausführung von Verträgen, beheben Sie Probleme und suchen Sie gegebenenfalls Rechtsmittel

10. Planen und kontrollieren

Der Projektmanager muss einen Plan für das Projekt erstellen und die Projektsteuerung ausüben, um sicherzustellen, dass das Projekt im Plan bleibt. Der Plan ist ein bewegliches Dokument, das regelmäßig aktualisiert wird, um sicherzustellen, dass es relevant ist und ausreichende Fortschritte erzielt werden. Die wichtigsten Kompetenzindikatoren sind:
– Starten Sie das Projekt und entwickeln Sie eine Einigung über den Projektmanagementplan
– Initiieren und verwalten Sie den Übergang zu einer neuen Projektphase
– Kontrollieren Sie die Projektleistung anhand des Projektplans und ergreifen Sie alle erforderlichen Abhilfemaßnahmen
– Bericht über den Projektfortschritt
– Projektänderungen bewerten, vereinbaren und umsetzen
– Schließen und bewerten Sie eine Phase oder das Projekt

11. Risiko und Chance

Projektmanager müssen Risiken identifizieren und priorisieren, einschließlich der Erstellung von Risikoreaktionsplänen und der Projektkontrolle während der Ausführungsphase. Das Gegenteil von Risiken sind Chancen (positive Risiken) und sie sollten auch auf mögliche Nutzung hin verfolgt werden.
– Entwicklung und Implementierung eines Risikomanagement-Frameworks
– Risiken und Chancen identifizieren
– Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Risiken und Chancen
– Wählen Sie Strategien aus und implementieren Sie Reaktionspläne, um Risiken und Chancen anzugehen
– Bewertung und Überwachung von Risiken, Chancen und umgesetzten Reaktionen

12. Stakeholder

Stakeholder sind alle, die ein positives oder negatives Interesse an dem Projekt haben. Stakeholder haben Erwartungen, die verwaltet werden müssen, andernfalls kann ein kleiner Stakeholder häufig ein Projekt auslösen. Projektmanager müssen jeden Stakeholder identifizieren und sicherstellen, dass sie mit ihren Bedürfnissen und Wünschen vertraut sind. Es muss eine Stakeholder-Engagement-Strategie geben.
– Identifizieren Sie Stakeholder und analysieren Sie deren Interessen und Einfluss
– Entwicklung und Pflege einer Stakeholder-Strategie und eines Kommunikationsplans
– Arbeiten Sie mit der Führungskraft, den Sponsoren und dem höheren Management zusammen, um Engagement zu gewinnen und Interessen und Erwartungen zu verwalten
– Arbeiten Sie mit Benutzern, Partnern, Lieferanten und anderen Stakeholdern zusammen, um deren Zusammenarbeit und Engagement zu gewinnen
– Organisieren und pflegen Sie Netzwerke und Allianzen

13. Veränderung (Change) und Transformation

Projekte versuchen per Definition, eine Art Veränderung innerhalb einer Organisation herbeizuführen. Wie die Organisation auf diese Änderung reagiert und wie der Projektmanager diese Änderung verwalten muss, steht im Mittelpunkt dieses Kompetenzelements.
– Bewertung der Anpassungsfähigkeit an Änderungen der Organisation (en)
– Identifizieren Sie Änderungsanforderungen und Transformationsmöglichkeiten
– Entwickeln Sie eine Veränderungs- oder Transformationsstrategie
– Implementieren Sie eine Change- oder Transformationsmanagementstrategie