Jede Art der Kommunikation besteht grundsätzlich aus Sach- und Beziehungsebene. In der Regel überwiegt jedoch die Beziehungsebene.

Jede Kommunikation mit Stakeholdern sollte offen, aktiv ehrlich und frühzeitig erfolgen

Kommunizieren Sie klar und strukturell und testen Sie das Verständnis Ihres Gegenüber. Wenn Sie jemandem etwas sagen möchten, ist dies nie ein einseitiger Prozess, da Kommunikation per Definition etwas ist, das Sie gemeinsam unternehmen. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Botschaft klar ankommt und korrekt verstanden wird. Sie wählen die richtigen Worte. Aber selbst wenn jemand dieselbe Sprache wie Sie spricht, bedeutet das nicht, dass er alle verwendeten Wörter kennt bzw. richtig versteht. Um sich auf Englisch auszudrücken, benötigen Sie einen Wortschatz von ca. 3000 Wörtern. Die komplette englische Sprache besteht aus Hunderttausenden von Wörtern und es kann immer ein Wort gefunden werden, das der andere nicht versteht. Denken Sie also über die verwendeten Wörter nach. Das ist noch nicht alles, denn auch die Struktur und der Stil, in dem Sie die Botschaft vermitteln, spielen eine nicht zu unterschätzende Rolle. Geschichten sprechen die Menschen an, aber achten Sie darauf, dass sie nicht zu kindisch oder abstrakt werden, denn wenn Sie Ihre Zuhörer unterschätzen, verlieren Sie deren Aufmerksamkeit. Verwenden Sie einen Stil, der den Erwartungen entspricht. Beispielsweise sprechen Sie den CEO anders an als einen Kollegen, Freund oder Arbeiter. Auch wenn Sie sich bemühen, die richtigen Worte zu finden, kann es trotzdem vorkommen, dass Sie jemand nicht richtig versteht. Testen Sie dies daher immer, was Sie durch direktes Nachfragen tun können, aber das funktioniert nicht immer, da jemand vielleicht nicht zugeben möchte, dass er Sie nicht versteht. In Kulturen, in denen es üblich ist, den Gesichtsverlust zu vermeiden, werden die Leute nicht ohne weiteres sagen, dass Sie nicht klar sind.

In einer offenen Atmosphäre läuft die Zusammenarbeit im Team reibungsloser. Wenn Menschen ihre Bedenken äußern können, werden Sie sich nicht nur der Risiken bewusst, die sich viel früher manifestieren, sondern auch, dass die Menschen ihre Ideen schneller teilen. Auf diese Weise können Sie von allen verfügbaren Talenten profitieren.

Eine wirklich offene Atmosphäre sorgt auch dafür, dass jeder, der etwas zu sagen hat, die Möglichkeit dazu bekommt, auch die ruhigeren, zurückhaltenderen Teammitglieder. Oft sieht man, dass viele Menschen dominieren, aber während die Aktiven damit beschäftigt sind, sich zu profilieren, denken die Ruhigeren nach. Deshalb haben sie oft bessere Lösungen als die Angeber. Der Manager spielt hier eine wichtige Rolle; Behalten Sie diese stillen Kollegen in Ihrem Team im Auge! Stellen Sie ein
indem Sie beispielsweise jemanden ausreden lassen und zeigen, dass Sie zuhören, indem Sie beispielsweise zusammenfassen, was Sie verstanden haben.

Sie können die ruhigeren Teammitglieder nach ihrer Meinung fragen und gleichzeitig andere ermutigen, zuzuhören und nicht zu unterbrechen. Wenn der Leiter alle Teammitglieder schützt, indem er Respekt vor einer abweichenden Meinung einfordert, wird eine offene Atmosphäre geschaffen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie dem Team sagen, dass es ratsam ist, neue Ideen zu teilen. Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Gelegenheit dazu besteht, und entscheiden Sie klar, ob Sie eine Idee umsetzen möchten oder nicht.

Anwendungstipps:
Sie können die oben genannten Schritte in Maßnahmen für das Projekt/Programm/Portfolio umwandeln, für das Sie derzeit verantwortlich sind, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Arbeiten Sie daran, eine offene und respektvolle Atmosphäre zu schaffen.
• Hören Sie aktiv zu, indem Sie zeigen, dass Sie die andere Person verstehen.
• Lassen Sie andere zu Ende sprechen.
• Seien Sie offen für neue Ideen und zeigen Sie Interesse an ihnen.
• Prüfen Sie, ob die Leute verstehen, was Sie sagen.
• Machen Sie deutlich, wie jemand eine neue Idee einbringen kann.
• Machen Sie deutlich, wie Sie mit einer Idee umgehen.

Ein Projektteam arbeitet oft unter Druck. Mit einem begrenzten Budget haben sie in relativ kurzer Zeit ein Ergebnis geliefert. Spannungen sind unvermeidlich, da der Kontext mehr will, als vernünftigerweise erwartet werden kann. Dieser Stress schlägt sich in der Zusammenarbeit im Team nieder. Manchmal bleibt keine Zeit zum Entspannen und das Projekt/Programm ist das Einzige, was zählt. Aber seien wir ehrlich. Wie wichtig können Sie sein? Niemand ist unverzichtbar, zumindest die Mehrheit der Menschen nicht. Versuchen Sie, die Dinge aus einem anderen, entspannteren Blickwinkel zu betrachten. Humor und Ironie können, wenn sie richtig eingesetzt werden, Teammitglieder aus ihrer Routine reißen, da sie die Eigenschaft haben, Spannungen zu brechen. Bis zu einem gewissen Grad ist es erlernbar, aber dem sind Grenzen gesetzt, da nicht jeder von Natur aus lustig ist. Wann
man verwendet Humor, man muss wissen, wo die Grenzen in der vorherrschenden Kultur liegen. Im Allgemeinen schätzen es die Leute nicht, wenn Sie Witze über ihre Lebensprinzipien und Überzeugungen machen.

Anwendungstipps:
Sie können die oben genannten Schritte in Maßnahmen für das Projekt/Programm/Portfolio umwandeln, für das Sie derzeit verantwortlich sind, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
• Ändern Sie Ihren Standpunkt.
• Lösen Sie die Spannung durch Humor.

Reden sind strukturell anders aufgebaut als Unterhaltungen.

Die fünf Produktionsstadien einer Rede

1. Das Thema wird festgelegt und man beginnt mit der Materialsuche. –> Inventio
2. Der Autor gliedert das gefundene Material. –> Dispositio
3. Nach der Gliederung beginnt man mit der sprachlichen Gestaltung der Rede. –>Elocutio
4. Der Redner prägt sich die Rede ins Gedächtnis ein. –> Memoria
5. Das letzte Produktionsstadium besteht in der Verwirklichung der Rede durch Vortrag (pronuntiatio), Mimik, Gestik und Handlungen (actio). –> Actio

Storylining

Ist ein wesentlicher Bestandteil einer Story. Es ist eine Reihe von Nachrichten in logischer Reihenfolge, um die gesamte Story verständlich zu machen und nur die relevanten Nachrichten zu verwenden, wodurch unnötige Information vermieden wird.

Storytelling

Die Fähigkeit, eine wichtige Botschaft in einer Geschichte zu vermitteln, damit sich das Publikum lebhaft daran erinnert. Es ist so alt wie die Menschheit, und unsere Vorfahren waren großartig darin, denn nur so konnte die Geschichte länger als eine Generation bewahrt und übermittelt werden.

4 Ebenen einer Nachricht (Schulz von Thun)

• Sache
• Beziehung
• selbstoffenbarung
• Apell

Kognitive Dissonanz

• Der Begriff “kognitive Dissonanz” wird verwendet, um die Gefühle des Unbehagens zu beschreiben, die entstehen, wenn Ihre Überzeugungen Ihren Verhaltensweisen und / oder neuen Informationen, die Ihnen präsentiert werden, widersprechen.
• Menschen neigen dazu, in ihren Einstellungen und Wahrnehmungen Beständigkeit zu suchen. Wenn also das, was Sie für wahr halten, herausgefordert wird oder das, was Sie tun, nicht mit dem übereinstimmt, was Sie denken, muss sich etwas ändern, um die Dissonanz (mangelnde Übereinstimmung) zu beseitigen oder zu reduzieren.
• Wenn Menschen zum Beispiel rauchen (Verhalten) und wissen, dass Rauchen Krebs verursacht (Kognition), befinden sie sich in einem Zustand kognitiver Dissonanz.
• Ein Projektmanager muss sich der kognitiven Dissonanz bewusst sein, da durch sie Entscheidungen beeinflusst werden können.

Elevator Pitch

• Der Elevator Pitch ist eine professionelle Präsentation, die das Interesse des Zuhörers in der Zeit wecken würde, die Sie gehabt hätten, wenn Sie diese Person im Aufzug getroffen hätten.
• Innerhalb von 30 bis 60 Sekunden fassen Sie zusammen, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie haben,  Sie beschreiben Ihr Unternehmen, Ihr Projekt oder Ihre Idee.
• Ziel ist es, die betroffene Person in Rekordzeit zu fesseln und zu überzeugen.

Sie berichten knapp in Zahlen, Daten und Fakten über den Gesamtstatus des Projekts und beziehen sowohl Erfolge als auch aktuelle Probleme in Ihre Schilderung ein. In so einer Situation achten Sie vor allem auf die Prioritäten des Projektauftraggebers, Wertschätzung und klare Botschaften.

Moderationstechniken in Projekten

• World Cafe
• Metaplan Technik
• Open Space

Virtuelle Teams

• Konflikte sind schwerer lösbar
• erhöhter Zeitaufwand
• Beziehungsebene fehlt
• geringerer Teamspirit

Kommunikation im Projekt

• Vier Seiten einer Nachricht (Schulz von Thun)
• Sender-Empfänger Modell (Shannon/Weaver) | Transport von Botschaft und Aussage
• Eisbergmodell (Watzlawick)

Kognitive Dissonanz

• World Cafe
• Metaplan Technik
• Open Space

Projektmarketing

Sehr wichtig, um die Aufmerksamkeit des Topmanagements und Finanzmittel zu erhalten. Außerdem erhält man Anerkennung vom Kunden und eventuell ein Folgeprojekt.

Maßnahmen: Medienarbeit, Informationsveranstaltungen, Präsentationen von Teilergebnissen, Werbepräsente

Marketing innerhalb des Projektteams: Marketing muss auch innerhalb des Teams gemacht werden, damit eine Projektidentität entsteht, Teile der Identität sind die Selbstsicht, die Vision und das Corporate Design. Wenn die Projektidentität vorhanden ist, wird das Team einheitlich auftreten und sich voll und ganz mit dem Projekt identifizieren.

Bedeutung von Sach- und Beziehungsebene in der Kommunikation

• Sach-Ebene: Auf der Sach-Ebene wird ein Inhalt kommuniziert, werden Fakten und Argumente genannt. Die Kommunikation erfolgt auf dieser Ebene digital, d.h. über kulturell vereinbarte und mehr oder weniger eindeutige Zeichensysteme, wie gesprochene Sprache oder Schrift.
• Beziehungs-Ebene: In jedem menschlichen Kommunikationsprozess wird zugleich immer auch kommuniziert, wie ein bestimmter Inhalt aufzufassen ist und wie das Verhältnis zwischen den Kommunikationspartnern gesehen wird. Die Beziehungsebene „trägt“ deshalb die Sach-Ebene, bildet also die Grundlage für einen Verständigungsprozess.

Kommmunikationsstrategien

Kommunikationsstrategien zur Umweltsteuerung: partizipativ, diskursiv und repressiv

Kreisförmige Interaktion in der Kommunikation

(wechselseitige Reaktion des Partners auf das Gegenüber) “Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es zurück…” könnte man als Kurzantwort heranziehen. Ausführlich geht es darum, daß wenn ich einem Gegenüber kurz angebunden bin oder gar unhöflich, so brauche ich mich nicht wundern, wenn ich eine dementsprechende unhöfliche Antwort bekomme. Natürlich kann es auch passieren, dass ich trotz höflichem Verhaltens dennoch eine unhöfliche Reaktion erhalte, ausgelöst von mir durch zunächst unbekannte Rahmenbedingungen… (Sympathie versus unsympathisch)

Feedback-Regeln:

• Muss erbeten sein
• Konkret
• Sachlich
• Inhaltlich richtig
• Wertschätzend
• Ohne moralische Verurteilung
• Partnerschaftlich

Um kreative Antworten zu bekommen, sind geschlossenen Fragen die nur ein “ja” oder “nein” zulassen, zu vermeiden. W-Fragen (wie, warum, weshalb etc.) regen die Kreativität an und führen zu konkreten und begründeten Antworten.

Regeln der Präsentation

Beim Pyramidalen Präsentieren oder Präsentieren nach der Minto Pyramide wird die Präsentation von der Kernaussage ausgehend aufgebaut. Diese wird Schritt für Schritt durch Teilaussagen konkretisiert und dabei immer weiter detailliert. Die Kernaussage stellt dabei gewissermaßen die Spitze der Pyramide dar, die auf einer sich nach unten verbreiternden Argumentationsbasis steht.

Sender-Empfängermodell

Das „klassische“ Sender-Empfänger-Modell war grundlegend für die Entwicklung des elektronischen Informationsaustauschs, jedoch wiesen bereits seine Urheber darauf hin, dass es technisch orientiert ist und den spezifischen Charakter von menschlicher Kommunikation nur sehr ungenügend erfasst.