Initialisierungsphase

Mit dem Projektstart sollte eine Zieldefinition erfolgen, um das Gesamtziel zu konkretisieren. Als Orientierung neben dem Hauptziel dienen folgende Sub-Ziele:
Leistungsziel, Kostenziel, Soziales Ziel (+ ggf. weitere wie z. B. strategisches Unternehmensziel etc.).

Mit den direkten Projektbeteiligten kann es hilfreich sein, ein Big Picture für das Projekt zu erstellen. Jeder Beteiligte hat eigene Erwartungen, sieht ggf. unterschiedliche Stakeholder im Projekt und erkennt Chancen und Risiken, die bei anderen Personen unbeachtet bleiben. Die gemeinsame Erarbeitung eines Schaubilds regt Diskussionen an und schafft dadurch eine andere Perspektive auf das Projekt.

Die Umfeldanalyse ermöglicht ein strukturelles Vorgehen, um Stakeholder und Shareholder des Projektes zu identifizieren. Diese unterscheiden sich in sachlich vs. sozial (Ordinate) und intern vs. extern (Abzisse). Mit diesen Informationen lässt sich im nächsten Schritt das Stakeholderportfolio erstellen (Ordinate: Betroffenheit / Konfliktpotenzial (niedrig / hoch), Abzisse: Einfluss/Macht (niedrig / hoch) (–/-/0/+/++)).

Die daran anschließende Stakeholderanalyse wird tabellarisch dargestellt und hat in der Regel mindestens folgende Informationen. Nachdem die Stakeholderanalyse einmal erstellt wurde, sollte sie regelmäßig aktualisiert werden, da sich im Laufe eines Projektes die Einstellung zum Projekt verändern kann.

Definitionsphase

In der Definitionsphase erfolgt zunächst die Zieldefinition – also die Antwort auf die Frage: Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Daraus leitet sich eine detaillierte Beschreibung des Leistungsumfangs (Projektscope) ab. Erst durch die Beschreibung ist es möglich eine Machbarkeitsprüfung durchzuführen. Insbesondere bei komplexen Projekten sollte der Leistungsumfang strukturiert und ggf. in Teilprojekte untergliedert werden.

Ein Projekt beeinflusst i.d.R. nicht nur eine oder wenige Personen. Meist gibt es neben dem Auftraggeber weitere Personen, die mehr oder weniger Einfluss auf das Projekt haben. Daher ist es wichtig eine Stakeholderanalyse durchzuführen, aus der hervor geht, mit u.a. welcher Macht, Einfluss und Motivation diese Personen zu dem Projekt stehen. Ebenso sind die Chancen und Risiken des Projekts zu analysieren, um richtige Entscheidungen zu treffen und Situationen gut bewerten zu können. Darüber hinaus werden sämtliche Aktivitäten des Projekts in eine zeitliche Abfolge, in Form eines Projektplans, gebracht.

Planungsphase

Nachdem die Zieldefinition und die Analyse der Stakeholder erfolgt ist, werden in der Planungsphase sämtliche Projektaktivitäten bis auf Detaillierungsebene eines Arbeitspakets definiert und in einem Projektstrukturplan strukturiert. In dem Projektstrukturplan sind die mit Aufwänden geschätzten Arbeitspakete den einzelnen Projektphasen (nicht Projektmanagementphasen) zugeordnet. Erst dadurch ist eine realistische Einschätzung von Terminen, Kosten und Zeit möglich.

Steuerungsphase

In der Steuerungsphase findet die tatsächliche Projektdurchführung bzw. -umsetzung statt. Das Projektmanagement konzentriert sich insbesondere auf die Überwachung von Kosten, Terminen und Fortschritt sowie – im Falle von Risiken – mit der Definition von Maßnahmen, um das Projekt erfolgreich zu führen. Ebenfalls findet hier regelmäßige Projektstatustermine mit dem Lenkungsausschuss statt, um dem Reporting gerecht zu werden und ggf. Entscheidungen herbeizuführen.

Abschlussphase

Die letzte Phase beinhaltet insbesondere die Erfolgskontrolle einschließlich der Projektabnahme. Zudem wird ein Lessons Learned durchgeführt, um zukünftige Projekte effektiver zu gestalten. Abschließend wird das Projektteam von seinen Tätigkeiten entlastet. Mit dem Projektabschluss ist das Projekt formal beendet.