Ein Projekt ist ein einzigartiges, vorübergehendes Unterfangen, das unternommen wird, um geplante Ziele zu erreichen, die in Bezug auf Ergebnisse, Ergebnisse oder Nutzen definiert werden können. Ein Projekt wird normalerweise als Erfolg gewertet, wenn es die Ziele gemäß seinen Akzeptanzkriterien innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens und Budgets erreicht. Zeit, Kosten und Qualität sind die Bausteine jedes Projekts.

Zeit: Planung ist eine Sammlung von Techniken, mit denen Zeitpläne entwickelt und präsentiert werden, die zeigen, wann die Arbeit ausgeführt wird.

Kosten: Wie werden die erforderlichen Mittel beschafft und die Finanzen verwaltet?

Qualität: Wie wird die Gebrauchstauglichkeit der Ergebnisse und Managementprozesse sichergestellt?

Jede Entscheidung ist das Ergebnis eines Gleichgewichts und darin beinhaltet sind Kompromisse. Unser übliches Verständnis des eingetretenen Risikos ist hauptsächlich eine Fehlentscheidung bzw. fehlerhaftes Handeln. Doch worauf bezieht sich das Risiko eines ERP-Projekts hauptsächlich? Und wie ist das Risikomanagement eines solchen Projekts zu verstehen? Das oft erwähnte “Risiko” bezieht sich hauptsächlich auf unsichere Faktoren, die für das Projekt ungünstig oder unsicher sind. Risiken allgemein bestehen in jedem Projekt und wirken sich negativ auf den Fortschritt und den Erfolg des Projekts aus. Sobald ein Risiko eintritt, sind seine Auswirkungen vielfältig, beispielsweise weil die Funktion des Produkts bzw. der Dienstleistung des Projekts nicht den Anforderungen des Kunden entspricht, die Projektkosten das Budget überschreiten, der Projektplan verzögert oder zum Stornieren gezwungen wird usw., was sich letztendlich in einer Verringerung der Kundenzufriedenheit äußern kann. Daher ist es für das Risikomanagement von großer Bedeutung, Risiken zu identifizieren, Risiken zu bewerten und Maßnahmen zum Umgang mit Risiken frühzeitig im ERP-Projekt zu ergreifen.

Die Risiken bei der Implementierung von ERP-Projekten sind in der Tat einzigartig. Insbesondere kann der Projektplan als Anhaltspunkt verwendet werden, um Risiken in verschiedenen Aspekten des Projekts zu identifizieren. Während des Implementierungsprozesses sollten folgende Risiken besonders berücksichtigt werden:

Das Projektbeschaffungsmanagement verfügt normalerweise über drei Vertragsmethoden: Festpreis- oder Gesamtpreisvertrag (Werkvertrag) und Dienstvertrag/Einheitspreisvertrag. Im Allgemeinen tendieren Projekte mit größerer Unsicherheit und größerem Risiko dazu, einen späteren Vertragsansatz zu verfolgen. Dies ist auch der Grund, warum einige ERP-Anbieter den täglichen Service nutzen und Gebühren für ihre Implementierungsservices erheben. Auf diese Weise hat der Auftraggeber (d. h. der Kunde) ein größeres Risiko. Daher neigen viele Kunden dazu, Implementierungsserviceverträge zu einem festen Preis zu unterzeichnen. Diese Art der Vertragsmethode birgt jedoch ein höheres Risiko für den Auftragnehmer (d. h. den ERP-Anbieter). Unter dieser Prämisse kann es zu unterschiedlichem Verständnis des Projektumfangs zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommen, wenn der Umfang des Projekts nicht klar definiert ist: Der Verkäufer möchte den Umfang der Implementierung minimieren, während der Käufer sämtliche Funktionen des ERP-Systems nutzen möchte. Es ist möglich, so viele wie möglich zu implementieren, um den größten Nutzen zu einem festen Preis zu erzielen. Wenn die beiden Seiten große Unterschiede aufweisen und keine Einigung erzielen können, führt dies unweigerlich zu Ineffizienz und gegenseitigem Streit.

Daher sollte im ERP-Projektvertrag der Umsetzungsumfang des Projekts so klar wie möglich definiert werden und darf nicht auf der Ebene “Implementierung von Finanzmodulen” oder “Implementierung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Hauptbuchverwaltung” bleiben. Hier sollten sowohl Prozesse als auch Funktionen und Schnittstellen innerhalb dieser Prozessszenarien definiert werden. Es sollte lieber mehr Zeit für die Beschreibung des Projektscopes vor der Implementierung des Projekts aufwenden als diesen Schritt im Prozess der Projektimplementierung, da der Implementierer mit seinen Beratern sowie das Key User-Team angesichts der zahlreichen Funktionen von ERP und zeitlichen Meilensteinen häufig nicht in der Lage sind, zu organisatorische Prozesse im Unternehmen zu definieren, oder gezwungen sind, Zugeständnisse zu machen und mehr Energie in das Projekt zu investieren. Dadurch kommt häufig das Risiko zum Tragen, dass das Projekt kann nicht rechtzeitig abgeschlossen wird.

Dazu können auch angemessene „Belohnungen“ und „Bestrafungen“ festgelegt werden. Die verantwortlichen Personen im Projektteam – auf allen Ebenen – üben die volle Autorität aus und übernimmt die volle Verantwortung für die Implementierung von ERP, wodurch das First-in-Command vom individuellen Konzept zum organisch integrierten Gruppenkonzept wird. Natürlich hat weiterhin (mindestens) eine Person die Gesamtverantwortung.

Folgende Maßnahmen können ergriffen werden, um die Risiken bei der Umsetzung von ERP-Projekten zu überwachen: Erstellung und Aktualisierung der Projektrisikoliste und des Risikorankings rechtzeitig. Das Projektmanagement sollte jederzeit auf Änderungen der wichtigsten risikobezogenen Faktoren achten und rechtzeitig entscheiden, wann und welche Maßnahmen zur Risikoreaktion zu ergreifen sind. In der Projektorganisation sollte ein Lenkungsausschuss, in dem Managementvertreter von Auftraggeber und Auftragnehmer vertreten sind, berücksichtigt werden. Risikoreaktionsaudit können dadurch bewertet und durchgeführt werden. Zu achten ist jederzeit auf die Auswirkungen von Risikoreaktionsmaßnahmen (Vermeidung, Minderung, Übertragung) und die verbleibenden Restrisiken sind zu bewerten. Es sollte ein Berichtsmechanismus eingerichtet werden, um Probleme im Projekt unverzüglich dem Projektmanager oder dem Projektmanagement und dem Lenkungsausschuss zu melden. Einberufung von Projektbesprechungen zur Bewertung des Risikostatus und zur Ermittlung neuer Risiken sollte regelmäßig durchgeführt werden. Sinnvoll sind Checklisten zur Risikoidentifizierung und Bewertung. Insgesamt steht das Risikobewusstsein an erster Stelle.