Was sind (relevante) Stakeholder?

Verbündete, die das Projekt/Programm/Portfolio unterstützen und an den Projekt-/Programm-/Portfoliomanager glauben.

Personen, die das Projekt/Programm/Portfolio unterstützen und nicht an den Projektleiter glauben.

Die Gesamtheit der externen Faktoren und Parteien, die Einfluss auf das Projekt/Programm/Portfolio haben.

“Gegner”, die sich dem Projekt/Programm/Portfolio widersetzen und nicht an den Projekt-/Programm-/Portfoliomanager glauben.

Diejenigen, die sich noch nicht entschieden haben, das Projekt/Programm/Portfolio zu unterstützen.

Das Netzwerk: einer Person bekannte Kontakte, mit denen sie in Beziehung steht.

Projektgegner, die gegen das Projekt/Programm/Portfolio sind, aber an den Projekt-/Programm-/Portfoliomanager glauben.

Zusammengefasst sind Stakeholder eine Person oder eine Gruppe, die ein Interesse an dem Projekt/Programm/Portfolio haben.

Wir sollten uns mit großen Problemen beschäftigen, solange sie noch klein sind.

Jadwiga Rutkowska

Warum sind Stakeholder wichtig zu berücksichtigen?

Zunächst einmal eine Grundfrage: Warum machen wir eigentlich Projekte? Die Antwort auf diese eigentlich so einfache Frage:
Wir machen Projekte für Menschen!

Da Programme und Portfolios eine Gruppierung von Projekten sind, werden auch diese von und für Menschen verwaltet. Die von uns gebaute Autobahn ermöglicht es den Autofahrern, schneller zu ihrer Arbeit zu gelangen. Neue Technologien ermöglichen effizienteres Arbeiten. Eine Fabrik ermöglicht es einem Unternehmen, seine Produktionskapazität zu erhöhen, und der Umzug in ein neues Büro bringt Mitarbeiter unter einem Dach zusammen. Projekte sind dazu da, Menschen erfolgreicher zu machen.

Aber es gibt auch eine Kehrseite.
Die Autobahn ist häufig ein Ärgernis für die Anwohner und die neuen effizienten Technologien führen zu einem Beschäftigungsabbau alter Technologien, wodurch andere ihren Arbeitsplatz verlieren. Eine Fabrik hat negative Auswirkungen auf die Umwelt und die Verlagerung bedeutet, dass eine Reihe von Menschen längere Fahrwege in das neue Büro haben.

Projekte beeinflussen die Interessen der Menschen. Sie schaffen Veränderung und das gefällt uns nicht, besonders wenn uns die Veränderungen aufgezwungen werden. Wir wollen Einfluss nehmen, um unsere Interessen zu wahren. Manche Leute werden die Veränderung unterstützen, während andere Widerstand leisten.

Verschiedenste Umfeldfaktoren wirken in unterschiedlicher Art und Weise auf das Projekt ein. Es bestehen somit vielfältige Wirkungs- und Wechselwirkungsbeziehungen zwischen dem Projekt und dem Umfeld. In letzter Instanz muss das Projektteam und insbesondere die Projektleitung in geeigneter Weise mit diesen Einflüssen umgehen.

Aber was gehört nun eigentlich zum Projektumfeld? Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Projekte komplexe sozio-technische Systeme darstellen.

Essentiell ist insbesondere, die wesentlichen und relevanten Umfeldfaktoren im ersten Schritt zu identifizieren, um anschließend Einschätzungen zum Einfluss sowie zu den Chancen und Risiken zu ermöglichen. Ein häufiges Problem ist der zu starre Fokus auf die Projektarbeit, ohne Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Soll beispielsweise eine Software implementiert werden, ist neben der Anforderungsanalyse und dem Customizing (etc.) auch die Bereitstellung der Infrastruktur sowie das Monitoring von Servern sicherzustellen. Hier wären eben solche Faktoren einzubeziehen.

Für eine systematische Analyse bewährt sich eine 4-Felder-Matrix, gegliedert nach sozialen und sachlichen Umfeldfaktoren sowie unternehmensinternen und externen Faktoren. Folgende Grafik zeigt beispielhaft den Aufbau einer solchen Projektumfeldanalyse:

Aufbau der Stakeholderanalyse als 4-Felder-Matrix:

sozial-intern (z. B. MA-Zufriedenheit)
sozial-extern (z. B. Gesellschaft)
sachlich-intern (z. B. Finanzielle, Ökonomische usw.)
sachlich-extern (z. B. Politisch, , Gesetze, Verordnungen usw.)

Die Stakeholderanalyse identifiziert Personen, die u. a. sachliche Umweltfaktoren bearbeiten, auslegen und Entscheidungen hierzu treffen.

5 Schritte der Stakeholderanalyse

Informationen sammeln / Stakeholder identifizieren
Interessen analysieren
Stakeholder bewerten (Macht, Einstellung, Erwartung/Befürchtung)
Maßnahmen planen / Aktionsplanung
Monitoring (evtl. Betroffenheitsanalyse)

Projektbeteiligte = alle Personen, die am Projekt aktiv mitarbeiten (PL, Key-User, Berater usw.), beteiligt sind und vom Ergebnis betroffen oder beeinflusst sind.

Stakeholder = Projektbeteiligte sind alle Personen, die am Projekt aktiv mitarbeiten (PL, Key-User, Berater usw.), beteiligt sind und vom Ergebnis betroffen oder beeinflusst sind.

Kommunikationsstrategien

Partizipativ, diskursiv, repressiv, restriktiv
Gestreut, gerichtet, sichernd, informativ
Orientiert an der Marketingstrategie
Nutzen-/Chancenorientiert
Gefahren-/Risikoorientiert

Möglichst eine Gruppierung von Stakeholdern herstellen, um damit eine Bündelung von Stakeholdermaßnahmen als Strategie abzuleiten. Dies kann Aufwände, dadurch Kosten im Projekt gering halten.

Stakeholder-Portfolio

Ordinate: Betroffenheit/Konfliktpotenzial (niedrig, hoch)

Abzisse: Macht/Einfluss (niedrig, hoch)

[Bewertung der Einstellung: — sehr negativ, – negativ, 0 neutral, + positiv, ++ sehr positiv]

Promotoren in Projekten können als passive Befürworter oder aktive Befürworter auftreten. Die “Projektgegner” werden als Opponenten bezeichnet.

Umgang mit Stakeholdern in einer Projektmatrix-Organisation.

z. B. Lieferanten, Abteilungsleiter

Frühzeitige Einbindung der Abteilungsleiter zur Mitentscheidung, damit Widerstand verhindert wird (partizipative Strategie)
Einbindung der Lieferanten als Ausgleich der unterschiedlichen Stakeholder-Interessen (Diskursive Strategie)

Erstellung einer Kommunikationsmatrix

Was, Wie, Wer, (an) Wen, Wann

Die Kernkomponenten des Projektmanagements sind:

Definieren des Grundes, warum ein Projekt notwendig ist
Erfassung der Projektanforderungen, Festlegung der Qualität der zu erbringenden Leistungen, Schätzung der Ressourcen und Zeitpläne
Vorbereitung eines Business Case zur Rechtfertigung der Investition
Sicherung der Unternehmensvereinbarung und -finanzierung
Entwicklung und Umsetzung eines Managementplans für das Projekt
Führung und Motivation des Projektabwicklungsteams

Management der Risiken, Probleme und Änderungen im Projekt
Überwachung des Fortschritts anhand des Plans
Verwaltung des Projektbudgets
Aufrechterhaltung der Kommunikation mit den Stakeholdern und der Projektorganisation
Anbietermanagement
Schließen Sie das Projekt gegebenenfalls kontrolliert ab

Warum? Wann? Wer?

Warum verwenden wir Projektmanagement?

Das Projektmanagement zielt darauf ab, ein Endprodukt zu produzieren, das einige Änderungen zum Nutzen der Organisation bewirkt, die das Projekt initiiert hat. Es ist die Initiierung, Planung und Steuerung einer Reihe von Aufgaben, die zur Lieferung dieses Endprodukts erforderlich sind. Projekte, die eine formelle Verwaltung erfordern, sind folgende:

etwas Neues oder Verändertes, Materielles oder Immaterielles hervorbringen;
eine endliche Zeitspanne haben: einen bestimmten Anfang und ein bestimmtes Ende;
sind wahrscheinlich komplex in Bezug auf Arbeit oder beteiligte Gruppen;
das Management von Veränderungen erfordern;
erfordern das Management von Risiken.
Investitionen in ein effektives Projektmanagement haben eine Reihe von Vorteilen, darunter:

Bereitstellung einer größeren Wahrscheinlichkeit, das gewünschte Ergebnis zu erzielen;
Gewährleistung einer effizienten und kostengünstigen Ressourcennutzung;
Befriedigung der unterschiedlichen Bedürfnisse der Projektbeteiligten.

Wann setzen wir Projektmanagement ein?

Projekte sind von den üblichen Aktivitäten getrennt und treten auf, wenn eine Organisation eine Lösung liefern möchte, um Anforderungen innerhalb eines vereinbarten Budgets und Zeitrahmens festzulegen. Bei Projekten muss ein Team von Personen vorübergehend zusammenkommen, um sich auf bestimmte Projektziele zu konzentrieren. Effektive Teamarbeit ist daher für erfolgreiche Projekte von zentraler Bedeutung.

Bei Projekten muss ein Team von Personen vorübergehend zusammenkommen, um sich auf bestimmte Projektziele zu konzentrieren. Effektive Teamarbeit ist daher für erfolgreiche Projekte von zentraler Bedeutung. Das Projektmanagement befasst sich mit der Verwaltung diskreter Arbeitspakete, um bestimmte Ziele zu erreichen. Die Art und Weise, wie die Arbeit verwaltet wird, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab.

Der Umfang, die Bedeutung und die Komplexität der Arbeit sind offensichtliche Faktoren: Der Umzug eines kleinen Büros und die Organisation der Olympischen Spiele teilen viele Grundprinzipien, bieten jedoch sehr unterschiedliche Herausforderungen für das Management. Ziele können ausgedrückt werden in Form von:

Ausgänge (wie ein neues Hauptquartier);
Ergebnisse (z. B. Umzug von Mitarbeitern von mehreren Standorten in das neue Hauptquartier);
Vorteile (wie reduzierte Reise- und Facility-Management-Kosten);
strategische Ziele (z. B. Verdoppelung des Aktienkurses der Organisation in drei Jahren).

Wer nutzt das Projektmanagement?

Jeder und jede verwaltet Projekte, auch wenn sie nicht offiziell als „Projektmanager“ bezeichnet werden. Hast du jemals eine Veranstaltung organisiert? Das ist ein Projekt, das Sie mit einem Team von Menschen verwaltet haben, und Projektmanagement ist Lebenskompetenz für alle. Formal gesehen tauchen Projekte in allen Branchen und Unternehmen auf:

Verkehr und Infrastruktur
IT
Produktherstellung
Bauen und Bauen
Finanzen und Recht