Geschäftsprozesse – Analyse im ERP-Projekt

Ein Geschäftsprozess kann als eine Reihe von Aktivitäten definiert werden, die miteinander verknüpft sind, um Eingaben in Produkt- oder Dienstleistungsausgaben umzuwandeln. Geschäftsprozesse umfassen koordinierte Aktivitäten, die einem nützlichen Zweck dienen und Personen, Verfahren, Technologie und Infrastruktur umfassen. Einige Abläufe bilden die Kernprozesse eines Unternehmens, beispielsweise die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen für Kunden. Andere Prozesse spielen eine unterstützende Rolle, beispielsweise in der Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und in der Personalabteilung.

 

Geschäftsprozesse werden idealerweise vor oder während des ERP-Projekts analysiert.

Geschäftsprozesse können einfach oder komplex sein, basierend auf der Anzahl der Schritte oder der Anzahl der beteiligten Systeme, und sie können kurz oder lang laufen, wobei letzteres mehrere Abhängigkeiten beinhalten. Prozesse können auch formell oder informell sein. Formale Prozesse werden dokumentiert und haben genau definierte Schritte. Beispielsweise kann ein Unternehmen Prozesse zur Gewährung von Krediten an Kunden oder zur Beschaffung von Produkten dokumentiert haben. Informelle Prozesse sind solche, die von Mitarbeitern organisch entwickelt wurden und möglicherweise nicht dokumentiert werden. Formale Prozesse sind aus verschiedenen Gründen optimal. Ein Vorteil formaler Prozesse besteht darin, dass Mitarbeiter ihre Arbeit schneller erledigen können, indem sie festgelegte Prozesse und Verfahren befolgen, sodass Manager weniger Zeit für die Überwachung aufwenden müssen. Formale Prozesse können auch die Konsistenz der Produkt- und Servicebereitstellung verbessern. Darüber hinaus sind diese Prozesse wichtig, wenn rechtliche oder finanzielle Gründe für die Befolgung bestimmter Schritte vorliegen. Schließlich führen formale Prozesse zur Rechenschaftspflicht. Wenn es keine Regeln gibt, wird niemand zur Rechenschaft gezogen, da es keinen richtigen oder falschen Weg gibt, etwas zu tun. Ohne formell dokumentierte Prozesse können Inkonsistenzen in der Art und Weise, wie der Prozess ausgeführt wird, zu negativen Ergebnissen für das Unternehmen und den Kunden führen. Nur weil ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse formalisieren kann, bedeutet dies nicht, dass diese Prozesse erstklassig sind. Ein Unternehmen ist nur so effektiv wie seine Geschäftsprozesse. Daher verbringen erfolgreiche Unternehmen viel Zeit damit, ihre Prozesse zu analysieren und zu optimieren, um die folgenden Kriterien zu erfüllen:

 

• Kosteneffizienz-Prozesse sollten es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit schneller zu erledigen, wodurch die Kosten für Produkte und Dienstleistungen gesenkt und gleichzeitig der Wettbewerbsvorteil und die Rentabilität des Unternehmens verbessert werden.

 

• Kundenzufriedenheit und Differenzierung – Prozesse sollen einem Unternehmen helfen, seine Kunden besser zu bedienen und eine klare und sichtbare Differenzierung auf dem Markt zu gewährleisten, wodurch Gewinnmargen und Preismacht geschützt werden.

 

• Standardisierung – Prozesse sollten, wo immer und wann immer möglich, unternehmensweit standardisiert werden. Gut entwickelte Standards reduzieren Fehler und ermöglichen eine einheitlichere Interaktion mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Die Prozessstandardisierung erleichtert neuen Mitarbeitern auch das Lernen und die Anpassung an verschiedene Arbeitsumgebungen und Aufgaben. Schließlich schafft die Standardisierung neue Möglichkeiten für die globale Prozesskonsolidierung, die als gemeinsam genutzte Dienste bezeichnet wird, oder für die Bereitstellung eines Dienstes durch einen Teil einer Organisation oder Gruppe, wenn dieser Dienst zuvor in mehreren Teilen der Organisation oder Gruppe gefunden wurde. Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen ein Shared-Services-Modell für Finanzen, Personal und Informationstechnologie.

 

• Wertschöpfungsaktivitäten – Prozesse sollten Mehrwert schaffen. Eine Wertschöpfungsaktivität weist normalerweise drei Merkmale auf: 1) Sie erreicht etwas, das dem Kunden wichtig ist und für das er bereit ist zu zahlen; 2) es wandelt eine Eingabe in eine Ausgabe um oder ändert sie physikalisch; und 3) es ist unbedingt erforderlich, dass es gleich beim ersten Mal richtig gemacht wird.

 

• Verbesserte Agilität und Geschwindigkeit – Prozesse sollten flink sein, damit das Unternehmen Änderungen auf dem Markt antizipieren, verwalten und darauf reagieren kann.

 

Häufige Probleme mit Geschäftsprozessen

Unternehmen sollten auf Probleme mit ihren Geschäftsprozessen achten. Wenn Geschäftsprozesse längere Zeit nicht überprüft werden, können Probleme auftreten, die zu entgangenen Gewinnen, explodierenden Kosten und einem schlechten Kundenservice führen. Während einer Untersuchung dieser Prozesse die Antwort auf die Frage: “Warum machen wir das?” lautet oft: “Wir haben es immer so gemacht.” Offensichtlich ist diese Antwort nicht ideal! Unternehmen sollten immer nach Wegen suchen, um ihre Prozesse zu optimieren, insbesondere wenn sie gleichzeitig wachsen, diversifizieren, globalisieren und versuchen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Tabelle 1 zeigt eine Liste der häufigsten Probleme mit Prozessen. Alle diese Probleme betreffen nicht wertschöpfende Arbeiten und die daraus resultierenden Kosten und sind daher mit dem „Endergebnis“ verbunden. Beispielsweise kann es zu Ausfallzeiten kommen, wenn ein Engpass den Prozessfluss stoppt.

Wenn Arbeitnehmer ohne daraus resultierende Produktivität bezahlt werden, gehen Gewinne verloren. Das letzte Prozessproblem, die Aufgabentrennung von Verstößen, bezieht sich auf die internen Kontrollen eines Unternehmens oder auf Richtlinien und Verfahren, die eingeführt wurden, um die Integrität der Daten zu gewährleisten und Risiken zu vermeiden. Obwohl es nicht den Anschein hat, dass interne Kontrollen den Gewinn beeinflussen könnten, können sie dies

wenn ein Mitarbeiter Zugriff auf Vermögenswerte (z. B. Inventar) haben darf und gleichzeitig die Verantwortung für diese Vermögenswerte trägt. Diese mangelnde Aufgabentrennung könnte es dem Mitarbeiter ermöglichen, aus dem Unternehmen zu stehlen und es zu vertuschen.

Tabelle 1: Häufige Probleme mit Geschäftsprozessen

	Beschreibung
Behörde	Mehrdeutigkeit Es kann unnötig sein, zwei oder mehr Personen zuzulassen, was nach Bürokratie stinkt und die Zykluszeit des Prozesses verlängert.
Engpässe	Wenn eine Reihe von Informationsflüssen zu einer einzelnen Aktivität führen, kann der Prozess durch unzureichende Ressourcen für die nachgelagerten Rollen und Ereignisse behindert werden. Engpässe können die Leistung oder Kapazität des gesamten Systems einschränken und den Prozess verzögern oder vollständig stoppen.
Zykluszeit	Die Zykluszeit ist die Zeit, die während des gesamten Prozessablaufs benötigt wird. Es sollte im Mittelpunkt der Leistungsmessung stehen und sich auf die Zeit konzentrieren, die der Prozess von Anfang bis Ende benötigt.
Datenvervielfältigung	Wenn mehrere an einem Prozess beteiligte Gruppen beginnen, ihre eigenen separaten Informationssysteme zu verwalten, treten Variationen derselben Daten häufig an mehreren Stellen auf.
Übergaben	Die Übertragung der Verantwortung von einer Rolle auf eine andere schafft die Möglichkeit von Fehlern, Missverständnissen und Verzögerungen.
Vermittler	Sätze wie „Erledige es über mich“ beinhalten einen Vermittler und oft einen unnötigen Schritt.
Manuelle Schritte	Technologie und Systeme könnten anstelle manueller Schritte implementiert werden, die die Zykluszeit verlängern und Fehler verursachen.
Alte Methoden	Technologie und Systeme sind verfügbar, werden jedoch nicht verwendet, da die Mitarbeiter nicht geschult wurden (oder geschult wurden und keine neuen Systeme verwenden möchten). Die Mitarbeiter kehren zu „den alten Methoden“ zurück.
Papieraufzeichnungen	Das Speichern von Daten in elektronischer Form ist optimal, da die Daten dann leichter geteilt werden können. Das Management sollte sich fragen, ob der aktuelle Prozess das Hinzufügen, Verwalten oder Entfernen von Papieraufzeichnungen umfasst.
Qualitätskontrolle	Qualitätskontrolle bezieht sich auf den Prozess einer anderen Person, die die Arbeit überprüft, und nicht einer Person, die ihre eigene Arbeit überprüft. Wird die Qualitätskontrolle wirklich benötigt? Kann die Arbeit fehlerfrei gemacht werden, damit der Defekt nicht weitergegeben werden kann? Prävention ist besser als Erkennung.
Rework / Nacharbeiten	Das Management sollte versuchen (unnötige) Mehrarbeit zu minimieren, Zeit für die Behebung von Fehlern oder die Behebung von Problemen aufzuwenden, indem die Fehlerquelle untersucht und Änderungen am Prozess vorgenommen werden, um das Fehlerpotential auszuschließen.
Mehrdeutigkeit der Rollen	Ein Mangel an Klarheit über die Erwartungen, Normen und Verhaltensweisen, die mit einem bestimmten Job verbunden sind, kann zu Prozessineffizienzen führen.
Trennung von Pflichtverletzungen	Mitarbeiter sollten nicht in der Lage sein, Betrug zu begehen und zu verbergen. Die Aktivitäten in einem Prozess, die unter den Mitarbeitern getrennt werden sollten, umfassen: 1) Verwahrung von Vermögenswerten, 2) Genehmigung oder Genehmigung von Transaktionen, die diese Vermögenswerte betreffen, und 3) Aufzeichnung oder Berichterstattung von verwandten Transaktionen.

Quellen: M. Smith; M. Bradford (2012)