Effizientes Vorgehen im ERP-Auswahlprozess: Schlüsselschritte und Best Practices

Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine fundamentale unternehmerische Maßnahme, die langfristige Auswirkungen auf die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens hat. Ein strukturierter und sorgfältig durchgeführter ERP-Auswahlprozess ist daher von sehr großer Bedeutung. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über das empfohlene Vorgehen im ERP-Auswahlprozess. Dieser Prozess soll sicherstellen, dass die ausgewählte Lösung den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens entspricht. Dabei gehen wir insbesondere auf die ersten zwei Schritte Analyse der Geschäftsanforderungen und Definition von Auswahlkriterien tiefer ein.

1. Analyse der Geschäftsanforderungen:

Der erste Schritt im ERP-Auswahlprozess besteht darin, die individuellen Geschäftsprozesse und -anforderungen detailliert zu analysieren. Ein umfassendes Verständnis dieser Aspekte ermöglicht es, die spezifischen Funktionen und Module zu identifizieren, die das ERP-System abdecken muss, um einen optimalen Betrieb zu gewährleisten.

Die Analyse der Geschäftsanforderungen bildet den grundlegenden Ausgangspunkt im Prozess der Auswahl eines ERP-Systems. Dieser Schritt soll sicherstellen, dass das ausgewählte ERP-System die spezifischen Bedürfnisse und Ziele eines Unternehmens erfüllt. Eine gründliche Analyse der Geschäftsanforderungen ermöglicht es, die aktuellen Geschäftsprozesse zu verstehen und diejenigen Aspekte zu identifizieren, die durch die Implementierung eines ERP-Systems verbessert oder optimiert werden können. Häufig sind Unternehmensstrukturen in den vergangenen Jahren stark gewachsen, weshalb bei der Analyse der Anforderungen unbedingt auch die gelebten Prozesse kritisch hinterfragt werden sollte. Ein mögliches Vorgehen wird in den folgenden Unterpunkten beschrieben

1. Bestandsaufnahme der Geschäftsprozesse (IST-Prozesse): Die Analyse beginnt mit einer eingehenden Bestandsaufnahme der vorhandenen Geschäftsprozesse. Dabei sollten sämtliche operativen Abläufe, von der Auftragserteilung über die Produktion bis hin zur Lieferkette und Buchhaltung, genau untersucht werden. Diese detaillierte Betrachtung hilft, Schwachstellen, Redundanzen und Potenziale für Effizienzsteigerungen zu identifizieren. Die Priorität liegt insbesondere auf den Kernprozessen. Auch sollten Schnittstellen, Dokumente etc. dokumentiert werden.
   
2. Erfassung der Geschäftsanforderungen: Im nächsten Schritt erfolgt die systematische Erfassung der Geschäftsanforderungen an das zukünftige System. Dies beinhaltet die Identifikation von Kernfunktionalitäten, die das ERP-System abdecken muss, um die Geschäftsprozesse nahtlos zu integrieren. Dies kann beispielsweise die Verwaltung von Beständen, die Optimierung von Produktionsabläufen oder die Vereinfachung der Finanzbuchhaltung umfassen.
   
3. Zukünftige Anforderungen und Skalierbarkeit: Neben den aktuellen Anforderungen ist es wichtig, auch zukünftige Entwicklungen und Wachstumspläne zu berücksichtigen. Das ausgewählte ERP-System sollte skalierbar sein und sich an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anpassen können, um langfristige Investitionssicherheit zu gewährleisten.
   
4. Integration mit bestehenden Systemen: Viele Unternehmen verwenden bereits verschiedene Softwarelösungen für spezifische Aufgaben. Bei der Analyse der Geschäftsanforderungen ist es wichtig zu prüfen, wie das neue ERP-System nahtlos mit bestehenden Systemen integriert werden kann. Eine reibungslose Datenübertragung und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Softwarelösungen sind entscheidend für einen effizienten Betrieb.
   
5. Anwenderbeteiligung und Schulungsbedarf: Die Analyse sollte auch die Bedürfnisse der Endbenutzer berücksichtigen. Es ist wichtig zu verstehen, welche Schulungen und Unterstützung notwendig sind, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das ERP-System effektiv nutzen können. Die Akzeptanz und effektive Nutzung durch die Mitarbeiter sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg einer ERP-Implementierung.

Die Analyse der Geschäftsanforderungen legt somit den Grundstein für die gesamte ERP-Auswahl. Ein detailliertes Verständnis der internen Abläufe und Bedürfnisse ermöglicht es, das richtige ERP-System auszuwählen, das nicht nur aktuelle Herausforderungen bewältigt, sondern auch für zukünftiges Wachstum und Veränderungen gerüstet ist.

2. Definition von Auswahlkriterien

Basierend auf den analysierten Geschäftsanforderungen sollten klare Auswahlkriterien festgelegt werden. Diese Kriterien könnten Aspekte wie Funktionalität, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration mit bestehenden Systemen, Support und Wartung, Kosten und Implementierungsdauer umfassen. Die Definition transparenter Auswahlkriterien erleichtert die sachliche Bewertung der verschiedenen ERP-Optionen. Unsere Entscheidungsmatrix berücksichtigt zudem eine Gewichtung der einzelnen Kriterien, um eine möglichst objektive Bewertung herbeizuführen.

Die Definition von Auswahlkriterien ist ein kritischer Schritt im Prozess der Auswahl eines Systems. Diese Kriterien dienen als Leitfaden, um die verschiedenen verfügbaren ERP-Lösungen vorurteilslos zu bewerten und sicherzustellen, dass die ausgewählte Software den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens entspricht. Hier sind einige wesentliche Aspekte, die bei der Definition von Auswahlkriterien berücksichtigt werden sollten:

1. Funktionalität: Die grundlegende Funktion des ERP-Systems ist von zentraler Bedeutung. Die Auswahlkriterien sollten spezifische Funktionen und Module umfassen, die für die effiziente Abwicklung der Geschäftsprozesse des Unternehmens erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise die Verwaltung von Beständen, die Automatisierung von Finanzprozessen oder die Integration von Vertriebs- und Marketingaktivitäten.
   
2. Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzerfreundlichkeit des ERP-Systems ist entscheidend für eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Die Auswahlkriterien sollten daher Aspekte wie die intuitive Bedienbarkeit, Anpassungsfähigkeit an individuelle Benutzerprofile und die Verfügbarkeit von Schulungsressourcen berücksichtigen.
   
3. Skalierbarkeit und Flexibilität: Ein effektives ERP-System sollte nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch skalierbar sein, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen. Die Auswahlkriterien sollten daher die Fähigkeit des Systems zur Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen und zur Integration neuer Funktionen oder Module berücksichtigen.
   
4. Integration mit bestehenden Systemen: In vielen Unternehmen sind bereits verschiedene Softwarelösungen im Einsatz. Die Auswahlkriterien sollten sicherstellen, dass das ausgewählte ERP-System nahtlos mit vorhandenen Systemen integriert werden kann. Eine effiziente Datenübertragung und Interoperabilität sind entscheidend, um Redundanzen zu vermeiden und den Informationsfluss zu optimieren.
   
5. Support und Wartung: Die Unterstützung durch den ERP-Anbieter ist nach der Implementierung von großer Bedeutung. Die Auswahlkriterien sollten daher auch Servicelevel-Vereinbarungen, den Umfang des Kundensupports und Wartungsleistungen umfassen. Ein zuverlässiger Support trägt wesentlich zur reibungslosen Nutzung des Systems bei.
   
6. Kosten und Gesamtbetriebskosten (TCO): Die finanzielle Seite spielt eine entscheidende Rolle. Neben den Anschaffungskosten sollten die Auswahlkriterien die Gesamtbetriebskosten (TCO) berücksichtigen. Dies umfasst Lizenzgebühren, Implementierungskosten, laufende Wartung und Schulungsaufwendungen. Eine transparente Kostenanalyse ist wichtig, um langfristig wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.

Die Definition von Auswahlkriterien erfordert eine sorgfältige Abwägung der Prioritäten und Anforderungen des Unternehmens. Ein gut durchdachter Katalog von Auswahlkriterien bildet die Grundlage für eine objektive und fundierte Bewertung der verschiedenen ERP-Optionen, um die bestmögliche Entscheidung im Auswahlprozess zu treffen.

3. Marktrecherche und Anbietervorauswahl

Eine umfassende Marktrecherche ist entscheidend, um die verfügbaren ERP-Anbieter zu identifizieren. Es ist ratsam, sich auf Anbieter zu konzentrieren, die Erfahrung in der Branche des Unternehmens haben.

Bei mehr als 400 ERP-Hersteller ist es häufig sehr schwierig den Überblick zu behalten und gleichzeitig alle relevanten Systeme zu berücksichtigen. Unser Beratungsteam greift in diesem Schritt auf unsere eigene und umfassend gefüllte Anbieter-Datenbank zurück, um eine Vorauswahl relevanter Hersteller zu selektieren. Dadurch ist der schnelle Einstieg in das weitere Vorgehen mit erheblich weniger Aufwand verbunden.

4. Anforderungsspezifikation und Ausschreibung

Basierend auf den Geschäftsanforderungen und Auswahlkriterien wird eine detaillierte Anforderungsspezifikation erstellt werden. Diese dient als Grundlage für eine formale Ausschreibung, die an potenzielle ERP-Anbieter verschickt wird. Die Ausschreibung sollte alle relevanten Informationen enthalten, um genaue Angebote zu erhalten. Hier empfiehlt sich eine standardisierte Vorlage, sodass ein anschließender Vergleich effizient verlaufen kann.

Die Bereitstellung von Zielprozessen (z.B. in Form von BPMN 2.0) ermöglicht eine gute Struktur / Agenda für die bevorstehenden System-Präsentationen. Zudem können diese auch für den weiteren Projektverlauf (Dokumentation, Testfallmanagement usw.) Verwendung finden.

5. Evaluierung der Angebote

Nach dem Erhalt der Angebote sollten diese sorgfältig evaluiert werden. Hierbei ist es wichtig, nicht nur die Kosten, sondern auch die Erfüllung der definierten Auswahlkriterien und die langfristige Perspektive zu berücksichtigen. Eine transparente Bewertungsmatrix kann dabei helfen, die verschiedenen Angebote objektiv zu vergleichen.

6. Prüfung von Referenzen und Demos

Vor der endgültigen Entscheidung sollten Referenzen von aktuellen Kunden des ERP-Anbieters eingeholt werden. Zudem sind Live-Demonstrationen der Systeme empfehlenswert, um die Benutzerfreundlichkeit und die tatsächliche Leistungsfähigkeit zu überprüfen.

7. Vertragsverhandlungen und Implementierung

Nach der Auswahl des geeigneten ERP-Anbieters folgen die Vertragsverhandlungen. Es ist wichtig, alle vertraglichen Vereinbarungen klar zu definieren und sicherzustellen, dass sie die Interessen des Unternehmens widerspiegeln. Die Implementierung sollte dann in enger Abstimmung mit dem ERP-Anbieter erfolgen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Fazit: Ein strukturierter ERP-Auswahlprozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System langfristig dem Zielbild des Unternehmens entspricht. Durch eine sorgfältige Analyse, klare Auswahlkriterien und eine umfassende Evaluierung der Angebote können Unternehmen den besten Nutzen aus ihrer ERP-Investition ziehen und ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl des für Sie richtigen ERP-Systems.