ERP-Einführung mit PRINCE2

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) zählt neben PMBOK Guide und IPMA ICB zu den weltweit führenden Projektmanagementmethoden und bietet anhand eines Best-Practice-Leitfadens Handlungsempfehlungen für jede Projektphase. PRINCE2 ist generisch und daher prinzipiell für jedes Projekt geeignet. Das ist Grund genug die Einführung von ERP-Software mit dieser Projektmanagementmethode genauer zu betrachten. Wir geben in diesem Artikel einen kurzen Überblick zu PRINCE2 und betrachten die Projektmanagementmethode dann im Kontext eines ERP-Einführungsprojekts.

PRINCE2 – Oder 3 x 7 plus Projektumgebung

PRINCE2 besteht aus vier integrierten Bausteinen:

• 7 Grundprinzipien
• 7 Themen
• 7 Prozessen
• Anpassung an die Projektumgebung

Die sieben Grundprinzipien bilden die Grundpfeiler von PRINCE2:

• Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
• Lernen aus Erfahrungen
• Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
• Steuern über Managementphasen
• Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
• Produktorientierung
• Anpassen an das Projekt

Bei den sieben Themen handelt es sich um die wichtigsten Bereiche des Projektmanagements, die kontinuierlich behandelt werden müssen:

• Business Case
• Organisation
• Qualität
• Pläne
• Risiken
• Änderungen
• Fortschritt

Die sieben Prozesse definieren die notwendigen Aktivitäten für das erfolgreiche Steuern (oder Lenken), Managen und Liefern eines Projekts:

• Vorbereiten eines Projekts
• Lenken eines Projekts
• Initiieren eines Projekts
• Steuern einer Phase
• Managen der Produktlieferung
• Managen eines Phasenübergangs
• Abschließen eines Projekts

PRINCE2 hat den Anspruch auf alle Projekte anwendbar zu sein. Damit das möglich ist, wird PRINCE2 an die Projektumgebung angepasst. Für die sieben Themen und die sieben Prozesse gibt es verschiedenste Anpassungsmöglichkeiten. Die sieben Grundprinzipien dürfen nicht angepasst werden.

ERP-Einführung mit PRINCE2

Ein PRINCE2 Projekt wird in die Phasen “Vor dem Projekt”, “Initiierungsphase”, Lieferphase(n)” und “Letzte Lieferphase” gegliedert. Die Managementphasen werden durch den Lenkungsausschuss an Entscheidungspunkten beurteilt. Am Ende einer Phase überprüft der Lenkungsausschuss den Fortschritt dieser Phase, beurteilt den Business Case und den Plan für die nächste Phase und entscheidet dann, ob mit der nächsten Phase begonnen werden kann. Die Untergliederung in Phasen ermöglicht einen guten Projektüberblick gepaart mit sehr detaillierter Phasenplanung. Ein Projekt besteht immer aus mindestens zwei Managementphasen: Der Initiierungsphase und einer Lieferphase (= letzte Lieferphase).

Jedes Projekt beginnt in PRINCE2 mit einem Projektmandat für den Prozess “Vorbereiten eines Projekts”. In dieser frühen Phase werden Auftraggeber (Kunde) und Projektmanager (Kunde) definiert, vorhandene Erfahrung erfasst, das Projektmanagementteam ernannt, der Business Case Entwurf erstellt, die Projektbeschreibung inklusive Lösungsansatz zusammengestellt und die Initiierungsphase geplant. Die Informationen werden als Projektbeschreibung an den Lenkungsausschuss übermittelt.

Der Prozess “Lenken eines Projekts” definiert die Aufgaben des Lenkungsausschusses, der für das Projekt verantwortlich ist. Über den Projektverlauf berichtet der Projektmanager regelmäßig an den Lenkungsausschuss. Solange alles nach Plan läuft, beschränken sich die Aufgaben des Lenkungsausschusses nur auf die Übergänge von einer Phase zur nächsten, zum Beispiel Freigabe der Initiierung, Freigabe des Projekts oder Freigabe des Projektabschlusses. Wenn eine vorher festgelegt Toleranz in einer Phase überschritten wird (= Ausnahme) oder andere externe Gründe vorliegen, dann greift der Lenkungsausschuss gemäß dem Grundprinzip “Steuern nach dem Ausnahmeprinzip” ein.

Sobald Initiierung durch den Lenkungsausschuss, der nach PRINCE2 aus dem Auftraggeber (Kunde), dem obersten Benutzervertreter (Kunde) sowie dem obersten Lieferantenvertreter (ERP-Hersteller) freigegeben wurde, startet der Prozess “Initiieren eines Projekts”. Dazu gehört unter anderem die Erstellung des Projektplans und die weitere Ausarbeitung des Business Case.

Der nächste Prozess “Managen eines Phasenübergangs” kann sich pro Projekt mehrmals wiederholen. In diesem Prozess wird die nächste Phase geplant, der Projektplan und der Business Case aktualisiert und über den Phasenabschluss an den Lenkungsausschuss berichtet.

In den Lieferphasen findet der Prozess “Steuern einer Phase” statt. Das beinhaltet die Freigabe von Arbeitspaketen, die Prüfung des Status eines Arbeitspaketes, das Entgegennehmen von abgeschlossenen Arbeitspaketen und das berichten an den Lenkungsausschuss. Das Gegenstück dazu ist der Prozess “Managen der Produktlieferung”. In diesem Prozess geht es darum, die Arbeitspakete anzunehmen, auszuführen und abzuliefern.

Im letzten Prozess “Abschließen eines Projekts” wird der Projektabschluss vorbereitet, die Produkte an den Kunden übergeben und der Projektabschlussbericht an den Lenkungsausschuss übergeben. Wenn der Lenkungsausschuss den Projektabschluss freigibt, ist das Projekt beendet.

PRINCE2 als Projektmanagementmethodik ist für ERP-Einführungsprojekte geeignet, bietet vor allem hilfreiche Orientierung und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit.